LtX7pi8gcVRLLb3WcnVnOxB3Fd2ECU+P+WENgoc0eYQ=529LZW/S2dgW+DPppUbEx5Pcbpp5q0ejG/PF1cNwyZE=EJ+PO1rCBEbndF9H1E3qOgVEKlGtRerMhu7k3tFM1WNZWB1EQVYyjpwVZvut5jJy
RJ/AGQN47x5Bc1TfccX9YHuCI6rI14veIkf8vZAebDAB3xNPDYiRW3zD7TtWZCC6
SXUvlYOCplyEqIHL036eOXUFQui1wrXtsIK4JgCiWa99EyyJhjkYYl0BAB6NXXeA
jQoefKxBLgCUnMW/M67nmdB/u01HqJOHFAXboRyp6JkY69l6dzsrmJf/x6clYzfv
nssrkU9/KcP+YaU0XRaVj8GZBr9AgY9XUGLHQl4QiP4oCI3K7HCNS14EdjV99bs3
ckLQfE2FI1uJOExaJ+nHtw==MIIHJzCCBQ+gAwIBAgIQGSAFLw2cOr2QjWC1r7V9sjANBgkqhkiG9w0BAQsFADBl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2020-05-19T13:02:36Zr6dGwe5m7umhkGuCsVZ3j+ruvxZxizd2zEpGy39W9sE=2.5.4.97=#0C10564154504C2D35313730333539343538,CN=Certum QCA 2017,O=Asseco Data Systems S.A.,C=PL33396958534079842685128231284200799666MIME-Version: 1.0
Content-Type: text/xml
Content-Transfer-Encoding: binary
Content-Disposition: filename="[do podpisu elektr. poza EZD] Załacznik nr 3 - Karty Obiegu Dokumentów.xml"http://www.certum.pl/OIDAsURI/signedFile/1.2.616.1.113527.3.1.1.3.1Opis formatu dokumentu oraz jego pełna nazwahttp://www.certum.pl/OIDAsURI/signedFile.pdftext/xmlZałącznik Nr 3do Polityki rachunkowości oraz procedur kontrolifinansowej Ministerstwa Klimatu KARTY OBIEGU DOKUMENTÓWW skład załącznika nr 3 wchodzą następujące karty:Nr kartyNazwa karty 1-dowód wpłaty KP2-dowód wypłaty KW3-raport kasowy RK4-bankowy dowód wpłaty5-polecenie przelewu6-preliminarz kosztów7-rozliczenie zaliczki w walucie obcej 8-zlecenie zakupu nominałów w walutach obcych9-przyjęcie nowego ŚT10-przyjęcie nowych WNIP11-nieodpłatne przyjęcie nowego ŚT12-nieodpłatne przyjęcie nowych WNIP13-ujawnienie ŚT14-przyjęcie części ŚT15-nieodpłatne przyjęcie części ŚT16-nieodpłatne przekazanie części ŚT17-likwidacja ŚT18-nieodpłatne przekazanie ŚT19-nieodpłatne przekazanie WNIP20-przyjęcie wyposażenia z zakupu21-nieodpłatne przyjęcie wyposażenia22-ujawnienie wyposażenia23-likwidacja wyposażenia24-nieodpłatne przekazanie wyposażenia25-zdjęcie ze stanu wyposażenia26-rachunek za wykonanie pracy wg umowy zlecenia (o dzieło)27-polecenie księgowania PK28-faktura 29-faktura korygująca i nota korygująca 30-wezwanie do zapłaty31-wniosek wyjazdowy 32-pokwitowanie odbioru nominałów w walutach obcych 33-nota księgowa obciążeniowa 34-dokument PZ (przyjęcie na magazyn) 35-dokument RW (wydanie z magazynu) 36-nota księgowa 37-lista płac wynagrodzeń (LP) 38-lista wypłat z ZFŚS 39-wniosek o zmianę wartości miernika 40-opis dowodu zapłaty41-zatwierdzenie dowodu księgowego 42wniosek o zmianę planu finansowego przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa 43-wniosek o zmianę planu finansowego 44-wniosek o przyznanie/zdanie środka rzeczowego 45-zapotrzebowanie na środki finansowe 46-polecenie zaangażowania środków finansowych47-dyspozycja ewidencji księgowej wg klasyfikacji budżetowej dla zapewnienia finansowania4848 a --dyspozycja zapłatydyspozycja zapłaty49-zlecenie skupu/wpłaty zagranicznych środków płatniczych50-zlecenie (złożenie oferty)51-umowa na wykonanie dostaw, usług i robót budowlanychKARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 1 Nazwa dowodu – symbol:DOWÓD WPŁATY – „KP” (kasa przyjmie) – w systemie Quorum Podstawa wystawienia dowodu:Wpłata gotówkowa do kasyInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw finansowych2Na bieżącoStosowany jest w przypadkach wpłat gotówkowych dotyczących zwrotu pobranych zaliczek m.in.: z tytułu podróży służbowych i innych wpłat na rzecz Ministerstwa.Opis czynności:Dowód wpłaty tworzony jest na bieżąco w systemie Quorum – przez kasjera podczas dokonywania wpłaty gotówki do kasy.Bieżący numer KP nadawany jest automatycznie z zachowaniem ciągłości w ramach roku sprawozdawczego.Wystawiający dowód wpisuje w nim datę wpłaty, nazwisko i imię osoby wpłacającej, określenie tytułu wpłaty oraz kwotę wpłaty cyfrą i słownie, podpisując następnie dowód w pozycji „kwotę otrzymałem”.Dowód wpłaty, jako załącznik do raportu kasowego, jest sprawdzany przez bezpośredniego przełożonego kasjera, co potwierdzone zostaje podpisem na ostatniej stronie raportu kasowego.Dowód wpłaty drukowany jest w 2 egzemplarzach z przeznaczeniem:1 egz. dla komórki do spraw finansowych (załącznik do RK),1 egz. dla wpłacającego.Uwaga: Dokument podlega ewidencji w RK.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 2 Nazwa dowodu – symbol:DOWÓD WYPŁATY – „KW” (kasa wyda) w systemie Quorum Podstawa wystawienia dowodu:Wypłata gotówkowa z kasyInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw finansowych1Na bieżącoStosowany jest w przypadku wypłat gotówkowych, w ciężar Ministerstwa.Opis czynności:Dowód wypłaty tworzy na bieżąco w systemie Quorum, kasjer, podczas wykonywania wypłaty gotówki z kasy.Bieżący numer KW nadawany jest automatycznie z zachowaniem ciągłości w ramach roku sprawozdawczego.Wystawiający dowód wpisuje w nim datę wypłaty, nazwisko i imię osoby, której wypłacono określenie tytułu wypłaty oraz kwotę wypłaty cyfrą i słownie. Wypłaty z kasy dokonuje się na podstawie dokumentów źródłowych lub dokumentów zbiorczych np. lista płac, inne zestawienia, zatwierdzonych do wypłaty przez głównego księgowego oraz kierującego komórką do spraw finansowych W zakresie list płac nie ma obowiązku tworzenia dowodów KW, potwierdzenie wypłaty znajduje się na liście z podpisem odbiorcy oraz klauzulą uzupełnioną przez kasjera „wypłacono dnia…”. Dokumenty źródłowe dotyczące wypłaty gotówki muszą zawierać podpis otrzymującego oraz „wypłacono dnia” i podpis kasjera.W dalszej kolejności dowód, na podstawie, którego dokonano wypłaty gotówki z kasy ujęty w raporcie kasowym, jest sprawdzany pod względem prawidłowości przez bezpośredniego przełożonego kasjera, co potwierdzone zostaje podpisem na ostatniej stronie raportu kasowego.Dowód wypłaty KW tworzony automatycznie w module „kasa” pozostaje w systemie (do archiwizacji).KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 3 Nazwa dowodu – symbol:RAPORT KASOWY - „RK”, w systemie Quorum Podstawa wystawienia dowodu:Ewidencja szczegółowa wszystkich dowodów kasowych, dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w danym dniu lub okresieInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw finansowych2w okresach tygodniowych lub krótszych, zawsze na koniec miesiącaSłuży do szczegółowej ewidencji wszystkich operacji kasowych dokonywanych przez kasjera, z podziałem na dochody budżetowe, wydatki budżetowe, w tym osobno wydatki w walucie obcej, ZFŚS i inne.Opis czynności:Raport kasowy sporządzany jest w systemie Quorum, przez kasjera w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem:1 egz. dla komórki do spraw finansowych (do zaksięgowania),1 egz. pozostaje w kasie (do archiwizacji).Bieżący numer raportu kasowego wpisywany jest z zachowaniem ciągłości numeracji w ramach roku sprawozdawczego.Kasjer na bieżąco ewidencjonuje poszczególne dowody kasowe w raporcie kasowym chronologicznie w kolejności realizacji, przy czym w „treści” określa rodzaj operacji gotówkowej.Po dokonaniu powyższych czynności raporty kasowe są drukowane i następnie przekazywane wraz z załączonymi dowodami księgowymi dokonanych operacji kasowych do sprawdzenia i akceptacji.Raporty kasowe sprawdzane są przez bezpośredniego przełożonego kasjera oraz podlegają akceptacji przez głównego księgowego Ministerstwa.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 4Nazwa dowodu – symbol:BANKOWY DOWÓD WPŁATY – wzór bankowyPodstawa wystawienia dowodu:Udokumentowanie wpłaty gotówki z kasy do bankuInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw finansowych2Na bieżącoSłuży do udokumentowania wpłaty gotówki z kasy do banku na rachunki: dochodów, wydatków ZFŚS oraz PKZP.Opis czynności:Dokument wypełnia kasjer w 2 egzemplarzach, wpisując na dowodzie odpowiednią klasyfikacją budżetową w przypadku dochodów i wydatków.Dokonując wpłaty kasjer wszystkie egzemplarze bankowego dowodu wpłaty składa wraz z gotówką do banku.Po przyjęciu gotówki bank zatrzymuje oryginał bankowego dowodu wpłaty dla siebie, kopię przekazując osobie wpłacającej – kasjerowi Ministerstwa.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 5Nazwa dowodu – symbol:POLECENIE PRZELEWU – zapis generowany w systemie Quorum, dowód elektroniczny tworzony w systemie bankowość elektroniczna (NBE, BKG-Zlecenia, BOŚ) lub druk akcydensowy2. Podstawa wystawienia dowodu:Sprawdzone faktury dostawców lub inne dowody księgowe stanowiące podstawę do dokonania płatnościInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw finansowych2 do formy papierowej1 wydruk komputerowyNa bieżącoSłuży do przekazania środków finansowych bezgotówkowo na rachunek beneficjenta w banku.Opis czynności: Pracownik komórki do spraw finansowych loguje się w systemie bankowym (NBP, BOŚ, BGK) i tworzy w formie elektronicznej przelew na podstawie dokumentu źródłowego (faktury, rachunku, noty i innych poleceń zapłaty). Przelew w formie pliku elektronicznego generowany jest także automatycznie w systemie Quorum, po czym importowany jest do systemu bankowości elektronicznej NBP (NBE) Polecenie przelewu może być także tworzone samodzielnie przez pracownika komórki do spraw finansowych w używanych systemach bankowości elektronicznej.Dowody księgowe będące podstawą sporządzenia polecenia przelewu muszą być sprawdzone pod względem merytorycznym, opisane zgodnie z obowiązującymi procedurami oraz zatwierdzone do wypłaty.Utworzone w bankowości elektronicznej przelewy są podpisywane podpisem elektronicznym przez upoważnione osoby, zgodnie z kartą wzorów podpisów.Po zrealizowaniu przez bank operacji, pracownik komórki do spraw finansowych drukuje komputerowy wydruk przelewu oraz wyciągi bankowe dla poszczególnych rachunków bankowych, oraz importuje do systemu Quorum wyciągi bankowe.Dopuszcza się, aby na wydrukowanych wyciągach bankowych nie dokonywać ręcznej dekretacji. Za równoznaczny uznaje się wydruk z systemu Quorum wprowadzonych do ksiąg rachunkowych zapisów księgowych, przy czym dopuszcza się drukowanie dokumentu w terminie różnym od daty wprowadzenia wyciągu bankowego do ksiąg rachunkowych.W przypadku awarii bankowego systemu elektronicznego możliwe jest wykonanie przelewu w formie papierowej.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 6Nazwa dowodu – symbol:PRELIMINARZ KOSZTÓW – druk własnyPodstawa wystawienia dowodu:Szacunek kosztów przewidywanych do poniesienia na realizację planowanego zadania Instrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórki organizacyjne Ministerstwa, komórka do spraw finansowych1Na bieżącoPreliminarz jest planem finansowym sporządzanym w celu ustalenia wszystkich rodzajów kosztów koniecznych do poniesienia na realizację planowanego zadania, np.: obsługa wizyty członków delegacji zagranicznej. Opis czynności:Preliminarz sporządza pracownik komórki organizacyjnej Ministerstwa, odpowiedzialnej za realizację zadania oraz finansującej zadanie. Preliminarz zawiera, w szczególności:datę, miejsce wystawienia,rodzaj zadania,rodzaje kosztów, wraz z ich szczegółową kalkulacją,wartość brutto, netto,łączny koszt.Preliminarz podpisuje pracownik odpowiedzialny za jego sporządzenie, pod względem merytorycznym preliminarz podpisem potwierdza kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa, który wskazuje również źródło sfinansowania wydatku (wg klasyfikacji budżetowej oraz budżetu zadaniowego).Preliminarz kierowany jest do komórki do spraw finansowych, gdzie następuje zaksięgowanie zaangażowania środków oraz sprawdzenie zgodności planowanego wydatku z planem finansowym komórki organizacyjnej Ministerstwa przez głównego księgowego Ministerstwa.Po wykonaniu zadania preliminarz stanowi załącznik do faktur, rachunków, not obciążających Ministerstwo za wykonanie zadań wyszczególnionych w zatwierdzonym preliminarzu kosztów. Uwaga:Preliminarz stosowany jest w przypadku zadań, których koszt jest złożony, tj. realizacja takiego zadania wymaga wykonania dostawy, usługi przez więcej niż jednego wykonawcę (np. organizacja szkolenia – koszt tłumaczeń, zakwaterowania, wyżywienia, wynajmu autokaru itp.) i nie jest poprzedzone zawarciem umowy z jednym wykonawcą.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 7Nazwa dowodu – symbol:ROZLICZENIE ZALICZKI W WALUCIE OBCEJ – druk własnyPodstawa wystawienia dowodu:Rozliczenie pobranej zaliczki na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowejInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234delegowani pracownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa, inne osoby niebędące pracownikami Ministerstwa,komórka do spraw finansowych1Na bieżąco, nie dłużej niż 14 dni od daty zakończenia podróży służbowejDruk ten służy do rozliczenia, w terminie 14 dni po zakończeniu podróży służbowej, pobranej zaliczki, przysługujących delegowanemu – za czas zagranicznej podróży służbowej – diet i innych zryczałtowanych i udokumentowanych należności. Opis czynności:Dokument wypełnia delegowany (zaliczkobiorca) po odbytej podróży służbowej.Delegowany wypełnia formularz a ponadto dołącza do druku: oryginały rachunków hotelowych, bilety podróży oraz inne oryginalne dowody księgowe dotyczące wydatków podlegających udokumentowaniu. Rozliczeniu podlegają tylko te wydatki, które wcześniej zostały zatwierdzone we wniosku wyjazdowym.W przypadku przekroczenia przez delegowanego określonych we wniosku wyjazdowym kosztów i limitów, rozliczenie tych kosztów może nastąpić wyłącznie na podstawie pisemnego uzasadnienia, pozytywnie zaopiniowanego przez kierującego komórką organizacyjną Ministerstwa finansującą podróż służbową oraz zatwierdzonego przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa.Szczegółowe zasady dotyczące realizacji zagranicznych podróży służbowych i ich rozliczenia określone są przez odrębne regulacje wewnętrzne. Druk z rozliczenia zaliczki w środkach zagranicznych, sprawdzany jest pod względem formalno-rachunkowym przez pracownika komórki do spraw finansowych, natomiast pod względem merytorycznym przez kierującego komórką organizacyjną Ministerstwa, który deleguje pracownika w podróż służbową, w przypadku członków kierownictwa przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa, następnie koszty zatwierdzane są przez głównego księgowego Ministerstwa oraz kierującego komórką do spraw finansowych.Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej kierowane jest do realizacji w kasie walutowej Ministerstwa, bądź też koszty zwracane są przelewem na wskazane przez osobę delegowaną konto osobiste. Zwrot nadwyżki kosztów dla delegowanego następuje w terminie 14 dni od dnia złożenia rozliczenia w sekretariacie komórki do spraw finansowych.W przypadku braku możliwości uzyskania dowodów świadczących o poniesionych przez delegowanego kosztach, należy wypełnić, podpisać i złożyć wraz z rozliczeniem, oświadczenie o poniesionych kosztach związanych z odbywaną podróżą służbową oraz wskazać przyczyny braku tych dowodów.W przypadku gdy podróż służbowa nie doszła do skutku, pobrana kwota zaliczki podlega niezwłocznie zwróceniu z jednoczesnym wypełnieniem i złożeniem formularza rozliczenia. Zatwierdzone rozliczenie podlega księgowaniu w systemie Quorum. Dla rozliczeń, których źródłem finansowania były środki UE lub pozostałe niepodlegające zwrotowi, dołącza się właściwe opisy, wynikające z regulacji dla projektów realizowanych w ramach ww. środków.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 8Nazwa dowodu – symbol:ZLECENIE POBRANIA NOMINAŁÓW W WALUTACH OBCYCH – wydruk z systemu QuorumPodstawa wystawienia dowodu:Wniosek wyjazdowy delegujący do odbycia zagranicznej podróży służbowejInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonaniaLiczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw finansowych3Na bieżąco, z uwzględnieniem terminów zamówionych środków finansowych oraz terminów podróży służbowejDruk ten służy do zakupu nominałów w walutach obcych, tworzony jest na podstawie dostarczonego do komórki do spraw finansowych wniosku wyjazdowego.Opis czynności:Dane z wniosku wyjazdowego wprowadza do systemu pracownik komórki do spraw finansowych, w którym wypisuje między innymi imię i nazwisko osoby delegowanej, miejsce docelowe podróży służbowej, kwotę nominałów w walutach obcych, oraz wartość zaangażowania po przeliczeniu po kursie kupna - sprzedaży NBP i z dnia zakupu. Dokument wraz z kalkulacją zaliczki tworzony jest w systemie Quorum.Na podstawie druku zlecenia pobrania nominałów w walutach obcych w systemie NBP (NBE) przygotowywany jest wniosek kupna, który jest zatwierdzony do realizacji przez upoważnione osoby zgodnie z kartą wzorów podpisów. Odbiór nominałów w walutach obcych potwierdzany jest w NBP na formularzu Potwierdzenie operacji zrealizowanych w kasie, który jest podłączony do dowodu KP a kopia do WB. KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 9Nazwa dowodu – symbol:PRZYJĘCIE NOWEGO ŚT – wydruk z systemu Quorum Podstawa wystawienia dowodu:Przyjęcie środka trwałego do używaniaInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonaniaLiczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw majątku i komórka do spraw finansowych2Na bieżącoSłuży do stwierdzenia faktu przyjęcia nowego środka trwałego do używania.Opis czynności:Dokument wystawiany jest przez pracownika prowadzącego księgi inwentarzowe, w dniu przyjęcia środka trwałego do używania, na podstawie dokumentów przyjęcia środka, tj. faktur, protokołów zdawczo-odbiorczych, umów, porozumień lub innych równoważnych dokumentów, które są przekazywane do komórki do spraw majątku przez pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa lub pracowników komórki do spraw finansowych.Dowód tworzony jest w systemie Quorum, w kartotece środki trwałe, rejestr ST, symbol dok. - OT.Dokument wypełnia osoba odpowiedzialna za prowadzenie ewidencji środków trwałych, wpisując datę przyjęcia, symbol dokumentu, na podstawie którego dokonuje się przyjęcia środka, źródło finansowania wg klasyfikacji budżetowej, typ środka, grupę rodzajową, nazwę środka, wartość, dostawcę, numer seryjny, inne dodatkowe informacje oraz użytkownika i miejsce używania środka. Następnie drukuje dokument przyjęcia środka trwałego w 2 egzemplarzach, z czego jeden po opatrzeniu podpisem oraz podpisem bezpośredniego przełożonego przekazuje wraz z oryginałem (lub kopią w przypadku faktur) dokumentu stanowiącego podstawę wprowadzenia wpisu do ksiąg inwentarzowych, do sekretariatu komórki do spraw finansowych.W drugim etapie, pracownik komórki do spraw finansowych w kartotece środka trwałego sprawdza lub wpisuje korektę stawki amortyzacyjnej środka oraz konta analityczne, na które ma zostać zaewidencjonowane przyjęcie środka, oraz zaksięgowana amortyzacja, po czym dokonuje księgowania przyjęcia środka trwałego. Do dokumentu OT załącza wydrukowany z systemu Quorum i podpisany dowód polecenia księgowania wraz z wprowadzonymi dekretami księgowymi oraz plan amortyzacji dla danego środka. Komplet dokumentów związany z przyjęciem środka, kierowany jest w celu dokonania jego weryfikacji i zatwierdzenia do bezpośredniego przełożonego pracownika komórki do spraw finansowych.Dowód jest podstawą do ujęcia w ewidencji syntetycznej i analitycznej prowadzonej w module „FK” oraz w księdze inwentarzowej prowadzonej w systemie Quorum.Dowód OT wraz z kompletem dokumentów jest przechowywany w segregatorach stanowiących zbiory kart inwentarzowych środków, m.in. wg grupy rodzajowej, do której środek został zakwalifikowany oraz nadanych numerów inwentarzowych. Pracownik komórki do spraw finansowych dokonuje kontroli naliczenia umorzenia dla danego środka porównując zapisy planu amortyzacji środka z zapisami naliczeń wprowadzonymi do elektronicznej kartoteki środka w systemie Quorum oraz zapisami na kontach księgowych księgi głównej. W przypadku stwierdzonych rozbieżności wprowadza do kartoteki środka zapisy korygujące oraz je księguje.Uwaga: Dane ujęte w ewidencji księgowej i księdze inwentarzowej powinny być uzgadniane nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca.Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie ksiąg inwentarzowych, na dokumentach źródłowych stwierdzających zakup środków (np. fakturach, opisach do dowodów zapłaty) powinien wpisać adnotację o ujęciu środka w księgach inwentarzowych.Każdy przyjęty nowy środek trwały zostaje oklejony naklejką z kodem kreskowym.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 10Nazwa dowodu – symbol:PRZYJĘCIE NOWYCH WNIP – wydruk z systemu Quorum Podstawa wystawienia dowodu:Przyjęcie wartości niematerialnych i prawnych (WNiP) do używaniaInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw majątku i komórka do spraw finansowych2Na bieżącoSłuży do stwierdzenia faktu przyjęcia nowych wartości niematerialnych i prawnych do używania.Opis czynności:Dokument wystawiany jest przez pracownika prowadzącego księgi inwentarzowe, w dniu przyjęcia wartości niematerialnych i prawnych do używania, na podstawie dokumentów przyjęcia, tj. faktury, protokołu zdawczo-odbiorczego, lub innych.Dowód tworzony jest w systemie Quorum w rejestrze „wartości niematerialne i prawne”, symbol dok. - OT. Dokument wypełnia osoba prowadząca księgi inwentarzowe, wpisując datę przyjęcia, symbol dokumentu – faktury, protokołu zdawczo-odbiorczego, lub innego, na podstawie którego dokonuje się przyjęcia, źródło finansowania, typ, grupę, w tym czy jest to WNiP o niskiej wartości, nazwę, wartość, dostawcę, numer licencji, ilość licencji, okres używania, inne dodatkowe informacje oraz użytkownika i miejsce używania. Następnie drukuje dokument przyjęcia wnip w 2 egzemplarzach, z czego jeden po opatrzeniu podpisem oraz podpisem bezpośredniego przełożonego przekazuje wraz z oryginałem lub kopią dokumentu stanowiącego podstawę wprowadzenia WNiP do ksiąg inwentarzowych, do sekretariatu komórki do spraw finansowych.Pracownik komórki do spraw finansowych w kartotece środka, sprawdza podpowiedzianą przez system lub wpisuje prawidłową stawkę amortyzacyjną WNiP oraz wpisuje konta analityczne, na które ma zostać zaewidencjonowane przyjęcie wnip. Następnie księguje dowód OT otrzymany z komórki do spraw majątku oraz załącza do tego dokumentu wydrukowany z systemu Quorum i podpisany dowód polecenia księgowania wraz z wprowadzonymi dekretami księgowymi oraz plan amortyzacji dla danego wnip. Komplet dokumentów związany z przyjęciem wnip kierowany jest w celu dokonania jego weryfikacji i zatwierdzenia do bezpośredniego przełożonego pracownika komórki do spraw finansowych.Dowód podlega ewidencji syntetycznej i analitycznej prowadzonej w module „FK” oraz w księdze inwentarzowej, prowadzonej w systemie QuorumDowód OT wraz z kompletem dokumentów jest przechowywany w segregatorach stanowiących zbiory kart inwentarzowych wnip, wg grupy rodzajowej, do której wnip został zakwalifikowany. Pracownik komórki do spraw finansowych dokonuje kontroli naliczenia umorzenia dla danego wnip porównując zapisy planu amortyzacji wnip z zapisami naliczeń wprowadzonymi do elektronicznej kartoteki wnip w systemie oraz zapisy na kontach księgi głównej. W przypadku stwierdzonych rozbieżności wprowadza do kartoteki środka zapisy korygujące oraz je księguje.Uwaga:Dane ujęte w ewidencji księgowej i księdze inwentarzowej powinny być uzgadniane nie rzadziej niż na koniec miesiąca.Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie ksiąg inwentarzowych wpisuje na dokumentach źródłowych informację o przyjęciu WNIP do rejestru WNIP.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 11Nazwa dowodu – symbol:NIEODPŁATNE PRZYJĘCIE ŚT – wydruk z systemu Quorum Podstawa wystawienia dowodu:Nieodpłatne przyjęcie środka trwałego do używaniaInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw majątku i komórka do spraw finansowych2Na bieżącoSłuży do stwierdzenia faktu nieodpłatnego przyjęcia środka trwałego do używania.Opis czynności:Dokument wystawiany jest przez pracownika prowadzącego księgi inwentarzowe, w dniu faktycznego przyjęcia środka trwałego do używania, na podstawie dokumentów przyjęcia środka, tj. protokołów zdawczo-odbiorczych lub innych.Dowód tworzony jest w systemie Quorum w kartotece środki trwałe, rejestr ŚT nieodpłatne przyjęcie, symbol dokumentu - OT. W pierwszym etapie dokument wypełnia osoba prowadząca ewidencję środków trwałych wpisując: datę przyjęcia, symbol dokumentu – protokołu zdawczo-odbiorczego lub innego, na podstawie którego dokonuje się przyjęcia środka, typ środka, grupę rodzajową, nazwę środka, wartość, dane przekazującego, numer seryjny środka, inne dodatkowe informacje, oraz wprowadza dane użytkownika środka i miejsce jego używania. Następnie drukuje dokument przyjęcia środka w 2 egzemplarzach, z czego jeden po opatrzeniu podpisem oraz podpisem bezpośredniego przełożonego przekazuje wraz z kopią dokumentów stanowiących podstawę wprowadzenia do ksiąg inwentarzowych, do sekretariatu komórki do spraw finansowych.Pracownik komórki do spraw finansowych w kartotece środka sprawdza prawidłową stawkę amortyzacyjną środka oraz wpisuje konta analityczne, na które ma zostać zaewidencjonowane przyjęcie środka, po czym dokonuje księgowania dokumentu nieodpłatnego przyjęcia środka. Następnie załącza do tego dokumentu wydrukowany z systemu Quorum i podpisany dowód polecenia księgowania wraz z wprowadzonymi dekretami księgowymi oraz plan amortyzacji dla danego środka. Komplet dokumentów związany z nieodpłatnym przyjęciem środka kierowany jest w celu dokonania jego weryfikacji i zatwierdzenia do bezpośredniego przełożonego pracownika komórki do spraw finansowych. Dowód podlega ewidencji syntetycznej i analitycznej prowadzonej w module „FK” oraz w księdze inwentarzowej, prowadzonej w systemie Quorum.Dowód OT wraz z kompletem dokumentów jest przechowywany w segregatorach stanowiących zbiory kart inwentarzowych środków, wg grupy rodzajowej, do której środek został zakwalifikowany, oraz nr inwentarzowego. Pracownik komórki do spraw finansowych dokonuje kontroli naliczenia umorzenia dla danego środka porównując zapisy planu amortyzacji środka z zapisami naliczeń wprowadzonymi do elektronicznej kartoteki środków w systemie oraz zapisów na kontach księgi głównej. W przypadku stwierdzonych rozbieżności wprowadza do kartoteki środka zapisy korygujące oraz je księguje.Uwaga: Dane ujęte w ewidencji księgowej i księdze inwentarzowej powinny być uzgadniane nie rzadziej niż na koniec miesiąca.Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie ksiąg inwentarzowych wpisuje na dokumentach źródłowych informację o przyjęciu środka do rejestru środków trwałych. Każdy nieodpłatnie przyjęty środek trwały zostaje oklejony naklejką z kodem kreskowym.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 12Nazwa dowodu – symbol:NIEODPŁATNE PRZYJĘCIE WNIP – wydruk z systemu Quorum system QuorumPodstawa wystawienia dowodu:Nieodpłatne przyjęcie wartości niematerialnych i prawnych do używaniaInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw majątku i komórka do spraw finansowych2Na bieżącoSłuży do stwierdzenia faktu nieodpłatnego przyjęcia wartości niematerialnych i prawnych. Opis czynności:Dokument wystawiany jest przez pracownika prowadzącego księgi inwentarzowe, w dniu faktycznego przyjęcia wartości niematerialnych i prawnych do używania, na podstawie dokumentów przyjęcia, tj. protokołów zdawczo-odbiorczych, lub innych. Dowód tworzony jest w systemie Quorum w kartotece środki trwałe, rejestr WNiP nieodpłatne przyjęcie, symbol dok. - OT. W pierwszym etapie dokument wypełnia osoba prowadząca księgi inwentarzowe wpisując: datę przyjęcia, symbol dokumentu – protokołu zdawczo-odbiorczego, lub innego, na podstawie którego dokonuje się nieodpłatnego przyjęcia wartości niematerialnych i prawnych, typ WNiP, grupę, nazwę, wartość (netto i brutto), przekazującego, inne dodatkowe informacje, oraz użytkownika i miejsce używania. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki wnip dane z dokumentami źródłowymi, drukuje dokument przyjęcia środka w 2 egzemplarzach, z czego jeden po opatrzeniu podpisem oraz podpisem bezpośredniego przełożonego przekazuje wraz z kopią dokumentów stanowiących podstawę wprowadzenia do ksiąg inwentarzowych, do sekretariatu komórki do spraw finansowych. W drugim etapie, pracownik komórki do spraw finansowych w kartotece WNIP, sprawdza prawidłową stawkę amortyzacyjną, oraz wpisuje konta analityczne, na które ma zostać zaewidencjonowane przyjęcie WNIP, po czym dokonuje księgowania dokumentu nieodpłatnego przyjęcia WNIP. Następnie, sprawdza wprowadzone do kartoteki dane oraz przypisane dekrety księgowe. Do otrzymanego dowodu OT załącza wydrukowany z systemu Quorum i podpisany dowód polecenia księgowania wraz z wprowadzonymi dekretami księgowymi oraz plan amortyzacji dla danej wartości niematerialnej i prawnej. Komplet dokumentów związany z nieodpłatnym przyjęciem wnip kierowany jest w celu dokonania jego weryfikacji i zatwierdzenia do bezpośredniego przełożonego pracownika komórki do spraw finansowych..Dowód podlega ewidencji syntetycznej i analitycznej prowadzonej w module „FK” oraz w księdze inwentarzowej, znajdującej się w systemie Quorum.Dowód OT wraz z kompletem dokumentów jest przechowywany w segregatorach stanowiących zbiory kart inwentarzowych środków, wg typu, do którego wartość niematerialna i prawna została zakwalifikowana, oraz nr inwentarzowego. Pracownik komórki do spraw finansowych dokonuje kontroli naliczenia umorzenia dla danego środka porównując zapisy planu amortyzacji wnip z zapisami naliczeń wprowadzonymi do elektronicznej kartoteki wnip w systemie oraz zapisów na kontach księgi głównej. W przypadku stwierdzonych rozbieżności wprowadza do kartoteki środka zapisy korygujące oraz je księguje.Uwaga:Dane ujęte w ewidencji księgowej i księdze inwentarzowej powinny być uzgadniane nie rzadziej niż na koniec miesiąca. Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie ksiąg inwentarzowych wpisuje na dokumentach źródłowych informację o przyjęcie WNIP do rejestru właściwego rejestru.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 13Nazwa dowodu – symbol:UJAWNIENIE ŚT - wydruk z systemu Quorum Podstawa wystawienia dowodu:Ujawnienie środka trwałego w wyniku inwentaryzacjiInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw majątku i komórka do spraw finansowych2Na bieżącoSłuży do stwierdzenia faktu wprowadzenia do ewidencji środka trwałego, ujawnionego w wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji.Opis czynności:Dokument wystawiany jest przez pracownika prowadzącego księgi inwentarzowe, w dniu faktycznego przyjęcia środka trwałego do używania, na podstawie protokołu inwentaryzacyjnego.Dowód tworzony jest w systemie Quorum w kartotece środki trwałe, rejestr ŚT, symbol dok. - OT. W pierwszym etapie dokument wypełnia osoba prowadząca księgi inwentarzowe wpisując: datę przyjęcia, symbol dokumentu na podstawie, którego dokonuje się przyjęcia środka, typ środka, grupę rodzajową, nazwę środka, wartość środka, wartość umorzenia środka, numer seryjny, inne dodatkowe informacje, oraz użytkownika i miejsce używania środka. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki środka trwałego dane z dokumentami źródłowymi, drukuje dokument przyjęcia środka w 2 egzemplarzach, z czego jeden po opatrzeniu podpisem oraz podpisem bezpośredniego przełożonego przekazuje wraz z oryginałem lub kopią dokumentów stanowiących podstawę wprowadzenia do ksiąg inwentarzowych, do sekretariatu komórki do spraw finansowych.Pracownik komórki do spraw finansowych w kartotece środka sprawdza prawidłową stawkę amortyzacyjną środka oraz wpisuje konta analityczne, na które ma zostać zaewidencjonowane przyjęcie środka, po czym dokonuje księgowania dokumentu ujawnienia środka trwałego. Sprawdza wprowadzone do kartoteki dane oraz dekrety księgowe, następnie załącza do otrzymanego dowodu OT wydrukowany z systemu Quorum i podpisany dowód polecenia księgowania wraz z wprowadzonymi dekretami księgowymi oraz plan amortyzacji dla danego środka. Komplet dokumentów związany z ujawnieniem środka, kierowany jest w celu dokonania jego weryfikacji i zatwierdzenia do bezpośredniego przełożonego pracownika komórki do spraw finansowych.Dowód podlega ewidencji syntetycznej i analitycznej prowadzonej w module „FK” oraz w księdze inwentarzowej, znajdującej się w systemie Quorum.Dowód OT wraz z kompletem dokumentów jest przechowywany w segregatorach stanowiących zbiory kart inwentarzowych środków, wg typu, do którego środek trwały został zakwalifikowany, oraz numeru inwentarzowego. Pracownik komórki do spraw finansowych dokonuje kontroli naliczenia umorzenia dla danego środka porównując zapisy planu amortyzacji środka trwałego z zapisami naliczeń umorzeń wprowadzonymi do elektronicznej kartoteki środka trwałego w systemie oraz zapisów na kontach księgi głównej. W przypadku stwierdzonych rozbieżności wprowadza do kartoteki środka zapisy korygujące oraz je księguje.Uwaga:Dane ujęte w ewidencji księgowej i księdze inwentarzowej powinny być uzgadniane nie rzadziej niż na koniec miesiąca.Każdy ujawniony ST zostaje oklejony naklejką z kodem kreskowym.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 14Nazwa dowodu – symbol:PRZYJĘCIE CZĘŚCI ŚT – wydruk z systemu Quorum Podstawa wystawienia dowodu:Przyjęcie części środka trwałego do używaniaInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw majątku i komórka do spraw finansowych2Na bieżącoSłuży do stwierdzenia faktu przyjęcia części środka trwałego do używania, zwiększenia wartości środka trwałego.Opis czynności:Dokument wystawiany jest przez pracownika prowadzącego księgi inwentarzowe, w dniu faktycznego przyjęcia części środka trwałego do używania, na podstawie dokumentów przyjęcia środka, tj. faktur, protokołów zdawczo-odbiorczych lub innych.Dowód tworzony jest w systemie Quorum w kartotece środki trwałe, rejestr ŚT, symbol dok. - OT. W pierwszym etapie dokument wypełnia osoba prowadząca ewidencję środków trwałych wpisując: datę przyjęcia, symbol dokumentu – faktury, protokołu zdawczo-odbiorczego lub innego, na podstawie którego dokonuje się przyjęcia środka, typ środka, wartość, dostawcę, numer seryjny, inne dodatkowe informacje. Informacje takie jak miejsce używania, użytkownik są automatycznie kopiowane z kartoteki środka, do którego część jest dołączana. Ulepszenie umożliwia dodawanie składnika/ów do wybranego środka trwałego będącego w użyciu, zwiększając tym samym jego wartość bieżącą. Można wprowadzić nowy składnik do systemu lub wybrać składnik uprzednio odłączony od innego środka. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki środka trwałego dane z dokumentami źródłowymi, drukuje dokument przyjęcia części środka w 2 egzemplarzach, z czego jeden po opatrzeniu podpisem oraz podpisem bezpośredniego przełożonego przekazuje wraz z oryginałem lub kopią dokumentów stanowiących podstawę wprowadzenia do ksiąg inwentarzowych, do sekretariatu komórki do spraw finansowych.Pracownik komórki do spraw finansowych w kartotece środka sprawdza prawidłową stawkę amortyzacyjną środka oraz wpisuje konta analityczne, na które ma zostać zaewidencjonowane przyjęcie środka, po czym dokonuje księgowania dokumentu. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki dane oraz dekrety księgowe, załącza do otrzymanego dowodu OT wydrukowany z systemu Quorum i podpisany dowód polecenia księgowania wraz z wprowadzonymi dekretami księgowymi oraz plan amortyzacji dla danego środka. Komplet dokumentów kierowany jest w celu dokonania jego weryfikacji i zatwierdzenia do bezpośredniego przełożonego pracownika komórki do spraw finansowych.Dowód podlega ewidencji syntetycznej i analitycznej prowadzonej w module „FK” oraz w księdze inwentarzowej, znajdującej się w systemie Quorum.Dowód OT wraz z kompletem dokumentów jest przechowywany w segregatorach stanowiących zbiory kart inwentarzowych środków wg typu, do którego środek trwały został zakwalifikowany, oraz numeru inwentarzowego. Pracownik komórki do spraw finansowych dokonuje kontroli naliczenia umorzenia dla danego środka porównując zapisy planu amortyzacji środka trwałego z zapisami naliczeń umorzeń wprowadzonymi do elektronicznej kartoteki środka trwałego w systemie oraz zapisów na kontach księgi głównej. W przypadku stwierdzonych rozbieżności wprowadza do kartoteki środka zapisy korygujące oraz je księguje.Dowód podlega ewidencji syntetycznej i analitycznej prowadzonej w module „FK” oraz w księdze inwentarzowej, prowadzonej w systemie Quorum. Uwaga:Dane ujęte w ewidencji księgowej i księdze inwentarzowej powinny być uzgadniane nie rzadziej niż na koniec miesiąca.Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie ksiąg inwentarzowych wpisuje na dokumentach źródłowych informację o przyjęciu środka do rejestru środków trwałych. Każdy składnik ST (jego część) zostaje oklejony naklejką z kodem kreskowym.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 15Nazwa dowodu – symbol:NIEODPŁATNE PRZYJĘCIE CZĘŚCI ŚT – wydruk z systemu Quorum Podstawa wystawienia dowodu:Nieodpłatne przyjęcie części środka trwałego do używaniaInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw majątku i komórka do spraw finansowych2Na bieżącoSłuży do stwierdzenia faktu nieodpłatnego przyjęcia części środka trwałego do używania.Opis czynności:Dokument wystawiany jest przez pracownika prowadzącego księgi inwentarzowe, w dniu faktycznego przyjęcia części środka trwałego do używania, na podstawie dokumentów nieodpłatnego przyjęcia środka, np. protokołów zdawczo-odbiorczych, lub innych.Dowód tworzony jest w systemie Quorum w kartotece środki trwałe, rejestr ŚT nieodpłatne przyjęcie, symbol dok. - OT. W pierwszym etapie dokument wypełnia osoba prowadząca księgi inwentarzowe wpisując: datę przyjęcia, symbol dokumentu – protokołu zdawczo-odbiorczego lub innego, na podstawie którego dokonuje się przyjęcia środka, typ środka, wartość, przekazującego, numer seryjny, inne dodatkowe informacje. Informacje takie jak miejsce używania, użytkownik są automatycznie kopiowane z kartoteki środka, do którego część jest dołączana. Ulepszenie umożliwia dodawanie składnika/ów do wybranego środka trwałego będącego w użyciu, zwiększając tym samym jego wartość bieżącą. Można wprowadzić nowy składnik do systemu lub wybrać składnik uprzednio odłączony od innego środka. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki środka trwałego dane z dokumentami źródłowymi i drukuje dokument przyjęcia części środka w 2 egzemplarzach, z czego jeden po opatrzeniu podpisem oraz podpisem bezpośredniego przełożonego przekazuje wraz z oryginałem lub kopią dokumentu stanowiącego podstawę wprowadzenia do ksiąg inwentarzowych, do sekretariatu komórki do spraw finansowych.Pracownik komórki do spraw finansowych w kartotece środka sprawdza prawidłową stawkę amortyzacyjną środka oraz wpisuje konta analityczne, na które ma nastąpić ewidencja nieodpłatnego przyjęcia środka, po czym dokonuje księgowania dokumentu nieodpłatnego przyjęcia części środka trwałego. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki dane oraz przypisane dekrety księgowe, załącza do otrzymanego dowodu OT wydrukowany z systemu Quorum i podpisany dowód polecenia księgowania wraz z wprowadzonymi dekretami księgowymi oraz plan amortyzacji dla danego środka. Komplet dokumentów związany z nieodpłatnym przyjęciem części środka kierowany jest w celu dokonania jego weryfikacji i zatwierdzenia do bezpośredniego przełożonego pracownika komórki do spraw finansowychDowód podlega ewidencji syntetycznej i analitycznej prowadzonej w module „FK” oraz w księdze inwentarzowej, znajdującej się w systemie Quorum.Dowód OT wraz z kompletem dokumentów jest przechowywany w segregatorach stanowiących zbiory kart inwentarzowych środków, wg typu, do którego środek trwały został zakwalifikowany, oraz numeru inwentarzowego. Pracownik komórki do spraw finansowych dokonuje kontroli naliczenia umorzenia dla danego środka porównując zapisy planu amortyzacji środka trwałego z zapisami naliczeń umorzeń wprowadzonymi do elektronicznej kartoteki środka trwałego w systemie oraz zapisów na kontach księgi głównej. W przypadku stwierdzonych rozbieżności wprowadza do kartoteki środka zapisy korygujące oraz je księguje.Uwaga:Dane ujęte w ewidencji księgowej i księdze inwentarzowej powinny być uzgadniane nie rzadziej niż na koniec miesiąca.Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie ksiąg inwentarzowych wpisuje na dokumentach źródłowych informację o nieodpłatnym przyjęciu części środka do rejestru środków trwałych.Każdy nieodpłatnie przyjęty składnik ŚT zostaje oklejony naklejką z kodem kreskowym. KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 16Nazwa dowodu – symbol:NIEODPŁATNE PRZEKAZANIE CZĘŚCI ŚT – wydruk z systemu Quorum Podstawa wystawienia dowodu:Nieodpłatne przekazanie części środka trwałego do używania innej jednostceInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonaniaLiczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw majątku i komórka do spraw finansowych3Na bieżącoSłuży do stwierdzenia faktu nieodpłatnego przekazania części środka trwałego innej jednostce. Opis czynności:Dokument wystawiany jest przez pracownika prowadzącego księgi inwentarzowe, w dniu faktycznego przekazania części środka trwałego do używania innej jednostce, na podstawie protokołów zdawczo-odbiorczych lub innych dokumentów, zatwierdzonych przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa oraz kierującego komórką do spraw majątku.Dowód tworzony jest w systemie Quorum w kartotece środki trwałe, rejestr ŚT nieodpłatne przekazanie, symbol dok. - LT. W pierwszym etapie osoba prowadząca księgi inwentarzowe wskazuje składnik, który odłącza od środka trwałego. Następnie wypełnia dokument wpisując: datę przekazania, symbol dokumentu – protokołu zdawczo-odbiorczego lub innego, na podstawie którego dokonuje się przekazania części środka, typ środka, wartość, inne dodatkowe informacje. Ponadto pracownik wypełnia informację dodatkową, w której wskazuje nazwę jednostki, na rzecz której część środka jest przekazywana. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki środka trwałego dane z dokumentami źródłowymi, drukuje dokument LT w 3 egzemplarzach, które po opatrzeniu podpisem oraz podpisem bezpośredniego przełożonego przekazuje wraz z oryginałem lub kopią dokumentów stanowiących podstawę wprowadzenia zapisu do ksiąg inwentarzowych, do sekretariatu komórki do spraw finansowych.Pracownik komórki do spraw finansowych w kartotece środka wpisuje konta analityczne, na które ma zostać zaewidencjonowane nieodpłatne przekazanie środka, po czym dokonuje księgowania dokumentu nieodpłatnego przekazania części środka trwałego. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki dane oraz dekrety księgowe, załącza do otrzymanego dowodu LT wydrukowany z systemu Quorum i podpisany dowód polecenia księgowania wraz z wprowadzonymi dekretami księgowymi. Dla środka, dla którego amortyzacja była naliczana, dokonuje jej księgowania. Komplet dokumentów związany z nieodpłatnym przekazaniem części środka, kierowany jest w celu dokonania jego weryfikacji i zatwierdzenia do bezpośredniego przełożonego pracownika komórki do spraw finansowych. Dwa egzemplarze po podpisaniu zwracane są do komórki do spraw majątku a następnie przekazywane są do odbiorcy części środka, z czego jeden po opatrzeniu podpisem osoby odpowiedzialnej za odbiór środka zwracany jest do komórki do spraw majątku. Dowód podlega ewidencji syntetycznej i analitycznej prowadzonej w module „FK” oraz w księdze inwentarzowej, znajdującej się w systemie Quorum.Dowód LT wraz z kompletem dokumentów jest przechowywany w segregatorach stanowiących zbiory kart inwentarzowych środków trwałych, wg typu, do którego środek trwały został zakwalifikowany, oraz numeru inwentarzowego. Uwaga:Dane ujęte w ewidencji księgowej i księdze inwentarzowej powinny być uzgadniane nie rzadziej niż na koniec miesiąca.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 17Nazwa dowodu – symbol:LIKWIDACJA ŚT – wydruk z systemu Quorum Podstawa wystawienia dowodu:Wycofanie środka trwałego z używania oraz likwidacja środkaInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw majątku i komórka do spraw finansowych2Na bieżącoSłuży do stwierdzenia faktu likwidacji środka trwałego na skutek jego uszkodzenia, utraty sprawności działania lub braku przydatności w działalności Ministerstwa. Opis czynności:Dokument wystawiany jest przez pracownika prowadzącego księgi inwentarzowe, w dniu likwidacji środka trwałego na podstawie zatwierdzonego przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa oraz kierującego komórką do spraw majątku protokołu likwidacyjnego. Dowód tworzony jest w systemie Quorum w kartotece środki trwałe, rejestr ŚT, symbol dok. - LT. W pierwszym etapie dokument wypełnia osoba prowadząca księgi inwentarzowe wpisując: datę likwidacji, symbol dokumentu – protokołu likwidacyjnego, typ środka, wartość, inne dodatkowe informacje. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki środki trwałe dane z dokumentami źródłowymi, drukuje dokument LT w 2 egzemplarzach, z czego jeden po opatrzeniu podpisem oraz podpisem bezpośredniego przełożonego przekazuje wraz z oryginałem lub kopią dokumentów stanowiących podstawę wprowadzenia do ksiąg inwentarzowych, do sekretariatu komórki do spraw finansowych.Pracownik komórki do spraw finansowych, dla środka dla którego amortyzacja była naliczana, dokonuje jej księgowania, następnie w kartotece środka wpisuje konta analityczne, na które ma zostać zaksięgowana likwidacja środka, po czym dokonuje księgowania dokumentu likwidacji środka trwałego. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki dane oraz przypisane dekrety księgowe, załącza do otrzymanego dowodu LT wydrukowany z systemu Quorum i podpisany dowód polecenia księgowania wraz z wprowadzonymi dekretami księgowymi. Komplet dokumentów związany z nieodpłatnym przekazaniem części środka, kierowany jest w celu dokonania jego weryfikacji i zatwierdzenia do bezpośredniego przełożonego pracownika komórki do spraw finansowych.Dowód podlega ewidencji syntetycznej i analitycznej prowadzonej w module „FK” oraz w księdze inwentarzowej, znajdującej się w systemie Quorum. Do momentu fizycznej likwidacji lub przekazania do likwidacji, środek pozostaje w księgach rachunkowych Ministerstwa w ewidencji pozabilansowej.Dowód LT wraz z kompletem dokumentów jest przechowywany w segregatorach stanowiących zbiory kart inwentarzowych środków, wg typu, do którego środek trwały został zakwalifikowany, oraz numeru inwentarzowego. Uwaga:Dane ujęte w ewidencji księgowej i księdze inwentarzowej powinny być uzgadniane nie rzadziej niż na koniec miesiąca.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 18Nazwa dowodu – symbol:NIEODPŁATNE PRZEKAZANIE ŚT – wydruk z systemu Quorum Podstawa wystawienia dowodu:Nieodpłatne przekazanie środka trwałego do używania innej jednostceInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw majątku i komórka do spraw finansowych3Na bieżącoSłuży do stwierdzenia faktu nieodpłatnego przekazania środka trwałego innej jednostce. Opis czynności:Dokument wystawiany jest przez pracownika prowadzącego księgi inwentarzowe, w dniu faktycznego przekazania środka trwałego do używania innej jednostce, na podstawie protokołów zdawczo-odbiorczych lub innych dokumentów, zatwierdzonych przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa oraz kierującego komórką do spraw majątku.Dowód tworzony jest w systemie Quorum w kartotece środki trwałe, rejestr ŚT nieodpłatne przekazanie, symbol dok. - LT. W pierwszym etapie osoba prowadząca księgi inwentarzowe wskazuje środek trwały do nieodpłatnego przekazania. Następnie wypełnia dokument wpisując: datę przekazania, symbol dokumentu – protokołu zdawczo-odbiorczego lub innego, na podstawie którego dokonuje się przekazania środka, typ środka, wartość, inne dodatkowe informacje. Dodatkowo pracownik wypełnia informację dodatkową, w której wskazuje nazwę jednostki, na rzecz której środek jest przekazywany. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki środka trwałego dane z dokumentami źródłowymi, drukuje dokument LT w 3 egzemplarzach, które po opatrzeniu podpisem oraz podpisem bezpośredniego przełożonego przekazuje wraz z oryginałem /kopią dokumentów stanowiących podstawę wprowadzenia zapisu do ksiąg inwentarzowych, do sekretariatu komórki do spraw finansowych.Pracownik komórki do spraw finansowych w kartotece środka wpisuje konta analityczne, na które ma zostać zaewidencjonowane nieodpłatne przekazanie środka, po czym dokonuje księgowania dokumentu nieodpłatnego przekazania środka trwałego. Następnie, sprawdza wprowadzone do kartoteki dane oraz dekrety księgowe, załącza do otrzymanego dowodu LT wydrukowany z systemu Quorum i podpisany dowód polecenia księgowania wraz z wprowadzonymi dekretami księgowymi. Dla środka, dla którego amortyzacja była naliczana, dokonuje jej księgowania. Komplet dokumentów związany z nieodpłatnym przekazaniem środka, kierowany jest w celu dokonania jego weryfikacji i zatwierdzenia do bezpośredniego przełożonego. Dwa egzemplarze dowodu LT przekazywane są do odbiorcy środka, z czego jeden po opatrzeniu podpisem osoby odpowiedzialnej za odbiór środka, zwracany jest do komórki do spraw majątku. Dowód podlega ewidencji syntetycznej i analitycznej prowadzonej w module „FK” oraz w księdze inwentarzowej, znajdującej się w systemie Quorum.Dowód LT wraz z kompletem dokumentów jest przechowywany w segregatorach stanowiących zbiory kart inwentarzowych środków, wg typu, do którego środek trwały został zakwalifikowany, oraz numeru inwentarzowego. Uwaga: Dane ujęte w ewidencji księgowej i księdze inwentarzowej powinny być uzgadniane nie rzadziej niż koniec miesiąca.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 19Nazwa dowodu – symbol:NIEODPŁATNE PRZEKAZANIE WNIP – wydruk z systemu Quorum Podstawa wystawienia dowodu:Nieodpłatne przekazanie wartości niematerialnych i prawnych do używania innej jednostceInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw majątku i komórka do spraw finansowych3Na bieżącoSłuży do stwierdzenia faktu nieodpłatnego przekazania wartości niematerialnych i prawnych innej jednostce.Opis czynności:Dokument wystawiany jest przez pracownika prowadzącego księgi inwentarzowe, w dniu przekazania składnika na podstawie zatwierdzonego przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa oraz kierującego komórką do spraw majątku, stosownego dokumentu. Dowód tworzony jest w systemie Quorum w kartotece wnip, symbol dok. - LT. W pierwszym etapie dokument wypełnia osoba prowadząca ewidencję wnip wpisując: datę likwidacji, symbol dokumentu – protokołu likwidacyjnego lub innego, typ składnika, wartość, inne dodatkowe informacje. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki wnip dane z dokumentami źródłowymi, drukuje dokument LT w 3 egzemplarzach, z czego jeden po opatrzeniu podpisem oraz podpisem bezpośredniego przełożonego przekazuje wraz z oryginałem lub kopią dokumentów stanowiących podstawę wprowadzenia do ksiąg inwentarzowych, do sekretariatu komórki do spraw finansowych.Pracownik komórki do spraw finansowych dla wnip, dla którego amortyzacja była naliczana, dokonuje jej księgowania, następnie w kartotece wnip wpisuje konta analityczne, na które ma zostać zaksięgowana likwidacja składnika, po czym dokonuje księgowania dokumentu. Następnie, sprawdza wprowadzone do kartoteki dane oraz przypisane dekrety księgowe, załącza do otrzymanego dowodu LT wydrukowany z systemu Quorum i podpisany dowód polecenia księgowania wraz z wprowadzonymi dekretami księgowymi. Komplet dokumentów związany z nieodpłatnym przekazaniem kierowany jest w celu dokonania jego weryfikacji i zatwierdzenia do bezpośredniego przełożonego pracownika komórki do spraw finansowych.Dowód podlega ewidencji syntetycznej i analitycznej prowadzonej w module „FK” oraz w księdze inwentarzowej, znajdującej się w systemie Quorum. Do momentu przekazania wnip pozostaje w księgach rachunkowych Ministerstwa w ewidencji pozabilansowej.Dowód LT wraz z kompletem dokumentów jest przechowywany w segregatorach stanowiących zbiory kart inwentarzowych wnip, wg typu, do którego wnip został zakwalifikowany, oraz numeru inwentarzowego. Uwaga:Dane ujęte w ewidencji księgowej i księdze inwentarzowej powinny być uzgadniane nie rzadziej niż na koniec miesiąca.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 20Nazwa dowodu – symbol:PRZYJĘCIE WYPOSAŻENIA Z ZAKUPU – wydruk z systemu Quorum Podstawa wystawienia dowodu:Przyjęcie wyposażenia do używaniaInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw majątku i komórka do spraw finansowych2Na bieżącoSłuży do stwierdzenia faktu przyjęcia pozostałego środka trwałego (wyposażenia) do używania. Opis czynności:Dokument wystawiany jest przez pracownika prowadzącego księgi inwentarzowe, w dniu faktycznego przyjęcia wyposażenia do używania, na podstawie dokumentów przyjęcia środka, tj. faktur (rachunków), protokołów zdawczo-odbiorczych itp. Dowód tworzony jest w systemie Quorum w kartotece środki trwałe, rejestr wyposażenie, symbol dok. - OT. W pierwszym etapie dokument wypełnia osoba prowadząca księgi inwentarzowe: datę przyjęcia, symbol dokumentu – faktury (rachunku), protokołu zdawczo-odbiorczego, lub innego, na podstawie którego dokonuje się przyjęcia wyposażenia, typ wyposażenia, grupę rodzajową, nazwę wyposażenia, wartość, dostawcę, numer seryjny, inne dodatkowe informacje, oraz użytkownika i miejsce używania środka. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki dane z dokumentami źródłowymi, drukuje dokument przyjęcia wyposażenia w 2 egzemplarzach, z czego jeden po opatrzeniu podpisem oraz podpisem bezpośredniego przełożonego przekazuje wraz z oryginałem lub kopią dokumentów stanowiących podstawę wprowadzenia do ksiąg inwentarzowych, do sekretariatu komórki do spraw finansowych.Pracownik komórki do spraw finansowych w kartotece środka sprawdza prawidłową stawkę amortyzacyjną środka oraz wpisuje konta analityczne, na które ma zostać zaewidencjonowane przyjęcie środka, po czym dokonuje księgowania dokumentu. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki dane oraz przypisane dekrety księgowe, załącza do otrzymanego dowodu OT wydrukowany z systemu Quorum i podpisany dowód polecenia księgowania wraz z wprowadzonymi dekretami księgowymi oraz plan amortyzacji dla danego środka. Komplet dokumentów związany z przyjęciem środka kierowany jest w celu dokonania jego weryfikacji i zatwierdzenia do bezpośredniego przełożonego pracownika komórki do spraw finansowych.Dowód podlega ewidencji syntetycznej i analitycznej prowadzonej w module „FK” oraz w księdze inwentarzowej, znajdującej się w systemie Quorum.Dowód OT wraz z kompletem dokumentów jest przechowywany w segregatorach stanowiących zbiory kart inwentarzowych środków, wg typu, do którego środek trwały został zakwalifikowany, oraz numeru inwentarzowego. Pracownik komórki do spraw finansowych dokonuje kontroli naliczenia umorzenia dla danego środka. W przypadku stwierdzonych rozbieżności wprowadza do kartoteki środka zapisy korygujące oraz je księguje.Uwaga:Dane ujęte w ewidencji księgowej i księdze inwentarzowej powinny być uzgadniane nie rzadziej niż na koniec miesiąca.Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie ksiąg inwentarzowych, wpisuje na dokumentach źródłowych informację o przyjęciu wyposażenia do rejestru wyposażenia.Każde zakupione wyposażenie zostaje oklejone naklejką z kodem kreskowym.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 21Nazwa dowodu – symbol:NIEODPŁATNE PRZYJĘCIE WYPOSAŻENIA – wydruk z systemu Quorum Podstawa wystawienia dowodu:Nieodpłatne przyjęcie wyposażenia do używaniaInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw majątku i komórka do spraw finansowych2Na bieżącoSłuży do stwierdzenia faktu nieodpłatnego przyjęcia pozostałego środka trwałego (wyposażenia) do używania.Opis czynności:Dokument wystawiany jest przez pracownika prowadzącego księgi inwentarzowe, w dniu faktycznego nieodpłatnego przyjęcia wyposażenia do używania, na podstawie dokumentów przyjęcia środka, tj., protokołów zdawczo-odbiorczych lub innych.Dowód tworzony jest w systemie Quorum w kartotece wyposażenie, rejestr wyposażenie nieodpłatne przyjęcie, symbol dok. - OT. W pierwszym etapie dokument wypełnia osoba prowadząca księgi inwentarzowe wpisując: datę przyjęcia, symbol dokumentu – protokołu zdawczo-odbiorczego lub innego, na podstawie którego dokonuje się przyjęcia wyposażenia, typ wyposażenia, grupę rodzajową, nazwę wyposażenia, wartość, dostawcę, numer seryjny, inne dodatkowe informacje, oraz użytkownika i miejsce używania środka. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki dane z dokumentami źródłowymi, drukuje dokument nieodpłatnego przyjęcia wyposażenia w 2 egzemplarzach, z czego jeden po opatrzeniu podpisem oraz podpisem bezpośredniego przełożonego przekazuje wraz z oryginałem lub kopią dokumentów stanowiących podstawę wprowadzenia do ksiąg inwentarzowych, do sekretariatu komórki do spraw finansowych.Pracownik komórki do spraw finansowych w kartotece środka sprawdza prawidłową stawkę amortyzacyjną środka oraz wpisuje konta analityczne, na które ma zostać zaewidencjonowane przyjęcie środka, po czym dokonuje księgowania dokumentu. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki dane oraz dekrety księgowe, załącza do otrzymanego dowodu OT wydrukowany z systemu Quorum i podpisany dowód polecenia księgowania wraz z wprowadzonymi dekretami księgowymi oraz plan amortyzacji dla danego środka. Komplet dokumentów związany z przyjęciem środka, kierowany jest w celu dokonania jego weryfikacji i zatwierdzenia do bezpośredniego przełożonego pracownika komórki do spraw finansowychDowód podlega ewidencji syntetycznej i analitycznej prowadzonej w module „FK” oraz w księdze inwentarzowej, znajdującej się w systemie Quorum.Dowód OT wraz z kompletem dokumentów jest przechowywany w segregatorach stanowiących zbiory kart inwentarzowych środków, wg typu, do którego środek trwały został zakwalifikowany, oraz numeru inwentarzowego. Pracownik komórki do spraw finansowych dokonuje kontroli naliczenia umorzenia dla danego środka. W przypadku stwierdzonych rozbieżności wprowadza do kartoteki środka zapisy korygujące oraz je księguje.Uwaga:Dane ujęte w ewidencji księgowej i księdze inwentarzowej powinny być uzgadniane nie rzadziej niż na koniec miesiąca.Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie ksiąg inwentarzowych wpisuje na dokumentach źródłowych informację o przyjęciu wyposażenia do rejestru wyposażenia.Każde nieodpłatnie przyjęte wyposażenie zostaje oklejone naklejką z kodem kreskowym.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 22Nazwa dowodu – symbol:UJAWNIENIE WYPOSAŻENIA – wydruk z systemu Quorum Podstawa wystawienia dowodu:Ujawnienie wyposażenia w wyniku inwentaryzacjiInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw majątku i komórka do spraw finansowych2Na bieżącoSłuży do stwierdzenia faktu wprowadzenia do ewidencji pozostałego środka trwałego do używania (wyposażenia), ujawnionego w wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji.Opis czynności:Dokument wystawiany jest przez pracownika prowadzącego księgi inwentarzowe, w dniu faktycznego przyjęcia wyposażenia do ewidencji, na podstawie protokołu lub innego dokumentu. Dowód tworzony jest w systemie Quorum w kartotece wyposażenie, rejestr wyposażenie, symbol dok. - OT. W pierwszym etapie dokument wypełnia osoba prowadząca ewidencję wyposażenia wpisując: datę przyjęcia, symbol dokumentu – protokołu inwentaryzacyjnego lub innego, na podstawie którego dokonuje się przyjęcia wyposażenia, typ wyposażenia, grupę rodzajową, nazwę wyposażenia, wartość, numer seryjny, inne dodatkowe informacje, oraz użytkownika i miejsce używania środka. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki dane z dokumentami źródłowymi, drukuje dokument przyjęcia wyposażenia w 2 egzemplarzach, z czego jeden po opatrzeniu podpisem oraz podpisem bezpośredniego przełożonego przekazuje wraz z oryginałem lub kopią dokumentów stanowiących podstawę wprowadzenia do ksiąg inwentarzowych, do sekretariatu komórki do spraw finansowych.Pracownik komórki do spraw finansowych w kartotece środka sprawdza prawidłową stawkę amortyzacyjną środka oraz wpisuje konta analityczne, na które ma zostać zaewidencjonowane przyjęcie środka, po czym dokonuje księgowania dokumentu. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki dane oraz dekrety księgowe, załącza do otrzymanego dowodu OT wydrukowany z systemu Quorum i podpisany dowód polecenia księgowania wraz z wprowadzonymi dekretami księgowymi oraz plan amortyzacji dla danego środka. Komplet dokumentów związany z przyjęciem środka kierowany jest w celu dokonania jego weryfikacji i zatwierdzenia do bezpośredniego przełożonego pracownika komórki do spraw finansowych.Dowód podlega ewidencji syntetycznej i analitycznej prowadzonej w module „FK” oraz w księdze inwentarzowej, znajdującej się w systemie Quorum.Dowód OT wraz z kompletem dokumentów jest przechowywany w segregatorach stanowiących zbiory kart inwentarzowych środków, wg typu, do którego środek trwały został zakwalifikowany oraz numeru inwentarzowego. Pracownik komórki do spraw finansowych, dokonuje kontroli naliczenia umorzenia dla danego środka. W przypadku stwierdzonych rozbieżności wprowadza do kartoteki środka zapisy korygujące oraz je księguje.Uwaga:Dane ujęte w ewidencji księgowej i księdze inwentarzowej powinny być uzgadniane nie rzadziej niż na koniec miesiąca.Każde ujawnione wyposażenie zostaje oklejone naklejką z kodem kreskowym.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 23Nazwa dowodu – symbol:LIKWIDACJA WYPOSAŻENIA – wydruk z systemu Quorum Podstawa wystawienia dowodu:Wycofanie – wyposażenia z używania oraz likwidacja środkaInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw majątku i komórka do spraw finansowych2Na bieżącoSłuży do stwierdzenia faktu likwidacji pozostałego środka trwałego do używania (wyposażenia) na skutek jego uszkodzenia lub utraty sprawności działania.Opis czynności:Dokument wystawiany jest przez pracownika prowadzącego księgi inwentarzowe, w dniu likwidacji wyposażenia na podstawie zatwierdzonego przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa oraz kierującego komórką do spraw majątku, protokołu likwidacyjnego.Dowód tworzony jest w systemie Quorum w kartotece wyposażenia, rejestr wyposażenie, symbol dok. - LT. W pierwszym etapie dokument wypełnia osoba prowadząca księgi inwentarzowe wpisując: datę likwidacji, symbol dokumentu – protokołu likwidacyjnego, typ wyposażenia, grupę rodzajową, nazwę wyposażenia, wartość, numer seryjny, inne dodatkowe informacje, oraz użytkownika i miejsce używania środka. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki dane z dokumentami źródłowymi, drukuje dokument LT w 2 egzemplarzach, które po opatrzeniu podpisem oraz podpisem bezpośredniego przełożonego przekazuje wraz z oryginałem lub kopią dokumentów stanowiących podstawę wprowadzenia zapisu do ksiąg inwentarzowych, do sekretariatu komórki do spraw finansowych.Pracownik komórki do spraw finansowych w kartotece środka wpisuje konta analityczne, na które ma zostać zaewidencjonowana likwidacja środka, po czym dokonuje księgowania tego dokumentu. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki dane oraz dekrety księgowe, załącza do otrzymanego dowodu LT wydrukowany z systemu Quorum i podpisany dowód polecenia księgowania wraz z wprowadzonymi dekretami księgowymi. Komplet dokumentów związany z likwidacją, kierowany jest w celu dokonania jego weryfikacji i zatwierdzenia do bezpośredniego przełożonego pracownika komórki do spraw finansowych.Dowód podlega ewidencji syntetycznej i analitycznej prowadzonej w module „FK” oraz w księdze inwentarzowej, znajdującej się w systemie Quorum.Dowód LT wraz z kompletem dokumentów jest przechowywany w segregatorach stanowiących zbiory kart inwentarzowych środków, wg typu, do którego środek trwały został zakwalifikowany, oraz numeru inwentarzowego. Uwaga:Dane ujęte w ewidencji księgowej i księdze inwentarzowej powinny być uzgadniane nie rzadziej niż na koniec miesiąca.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 24Nazwa dowodu – symbol:NIEODPŁATNE PRZEKAZANIE WYPOSAŻENIA – wydruk z systemu Quorum Podstawa wystawienia dowodu:Nieodpłatne przekazanie wyposażenia do używania innej jednostceInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw majątku i komórka do spraw finansowych3Na bieżącoSłuży do stwierdzenia faktu nieodpłatnego przekazania pozostałego środka trwałego do używania (wyposażenia) innej jednostce.Opis czynności:Dokument wystawiany jest przez pracownika prowadzącego księgi inwentarzowe, w dniu faktycznego przekazania wyposażenia do używania innej jednostce, na podstawie protokołu lub innego dokumentu, zatwierdzonego przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa oraz kierującego komórką do spraw majątku.Dowód tworzony jest w systemie Quorum w kartotece wyposażenie, rejestr –wyposażenie, dokument nieodpłatne przekazanie symbol dok. - LT. W pierwszym etapie dokument wypełnia osoba prowadząca księgi inwentarzowe wpisując: datę przekazania, symbol dokumentu – protokołu zdawczo-odbiorczego lub innego, na podstawie którego dokonuje się przekazania wyposażenia, typ wyposażenia, wartość, oraz wskazuje nazwę jednostki na rzecz, której wyposażenie jest przekazywane. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki dane z dokumentami źródłowymi, drukuje dokument LT w 3 egzemplarzach, które podpisuje oraz uzyskuje podpis swojego bezpośredniego przełożonego. Jeden egzemplarz dowodu LT przekazuje wraz z oryginałem (lub kopią) dokumentu stanowiącego podstawę wprowadzenia zapisu do ksiąg inwentarzowych, do sekretariatu komórki do spraw finansowych. Pracownik komórki do spraw finansowych w kartotece środka wpisuje konta analityczne, na które ma zostać zaewidencjonowane nieodpłatne przekazanie środka, po czym dokonuje księgowania dokumentu. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki dane oraz dekrety księgowe, załącza do otrzymanego dowodu LT wydrukowany z systemu Quorum i podpisany dowód polecenia księgowania wraz z wprowadzonymi dekretami księgowymi. Komplet dokumentów związany z nieodpłatnym przekazaniem wyposażenia, kierowany jest w celu dokonania jego weryfikacji i zatwierdzenia do bezpośredniego przełożonego pracownika komórki do spraw finansowych.Dowód podlega ewidencji syntetycznej i analitycznej prowadzonej w module „FK” oraz w księdze inwentarzowej, znajdującej się w systemie Quorum.Dowód LT wraz z kompletem dokumentów jest przechowywany w segregatorach stanowiących zbiory kart inwentarzowych środków, wg typu, do którego środek trwały został zakwalifikowany, oraz numeru inwentarzowego. Uwaga:Dane ujęte w ewidencji księgowej i księdze inwentarzowej powinny być uzgadniane nie rzadziej niż na koniec miesiąca.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 25Nazwa dowodu – symbol:ZDJĘCIE ZE STANU WYPOSAŻENIA – wydruk z systemu Quorum Podstawa wystawienia dowodu:Zdjęcie z ewidencji pozostałego środka trwałego (wyposażenia) na skutek niedoborów ujawnionych w wyniku inwentaryzacjiInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw majątku i komórka do spraw finansowych2Na bieżącoSłuży do zdjęcia z ewidencji pozostałego środka trwałego (wyposażenia) na skutek ujawnionych w wyniku inwentaryzacji niedoborów. Opis czynności:Dokument wystawiany jest przez pracownika prowadzącego księgi inwentarzowe, w dniu zdjęcia z ewidencji wyposażenia na podstawie sporządzonego i zatwierdzonego protokołu inwentaryzacyjnego lub innego.Dowód tworzony jest w systemie Quorum w kartotece wyposażenie, rejestr wyposażenia, symbol dok. - LT. W pierwszym etapie dokument wypełnia osoba prowadząca ewidencję wyposażenia wpisując: datę likwidacji, symbol dokumentu – protokołu poinwentaryzacyjnego (likwidacyjnego), typ wyposażenia, grupę rodzajową, nazwę wyposażenia, wartość, numer seryjny, inne dodatkowe informacje. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki wyposażenia dane z dokumentami źródłowymi, drukuje dokument LT w 2 egzemplarzach, które po opatrzeniu podpisem oraz podpisem bezpośredniego przełożonego przekazuje wraz z oryginałem (lub kopią) dokumentu stanowiącego podstawę wprowadzenia zapisu do ksiąg inwentarzowych, do sekretariatu komórki do spraw finansowych.Pracownik komórki do spraw finansowych w kartotece środka wpisuje konta analityczne, na które ma zostać zaewidencjonowana operacja, po czym dokonuje księgowania dokumentu. Następnie sprawdza wprowadzone do kartoteki dane oraz dekrety księgowe, załącza do otrzymanego dowodu LT wydrukowany z systemu Quorum i podpisany dowód polecenia księgowania wraz z wprowadzonymi dekretami księgowymi. Komplet dokumentów związany z operacją, kierowany jest w celu dokonania jego weryfikacji i zatwierdzenia do bezpośredniego przełożonego pracownika komórki do spraw finansowych. Dowód podlega ewidencji syntetycznej i analitycznej prowadzonej w module „FK” oraz w księdze inwentarzowej, znajdującej się w systemie Quorum.Dowód LT wraz z kompletem dokumentów jest przechowywany w segregatorach stanowiących zbiory kart inwentarzowych środków, wg typu, do którego środek trwały został zakwalifikowany oraz numeru inwentarzowego. Uwaga:Dane ujęte w ewidencji księgowej i księdze inwentarzowej powinny być uzgadniane nie rzadziej niż na koniec miesiąca.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 26Nazwa dowodu – symbol:RACHUNEK ZA WYKONANIE UMOWY ZLECENIA I UMOWY O DZIEŁO – druk własny (według wzoru zamieszczonego w EZD)Podstawa wystawienia dowodu:Wykonana praca, protokół zdawczo-odbiorczy (powykonawczy), z wykonanej pracyInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw finansowych1W ciągu 5 dni od dnia wpływu do komórki organizacyjnej Ministerstwa, nie później niż 3 dni przed terminem zapłatyDokument jest dowodem, na podstawie którego dokonywana jest płatność za wykonaną na rzecz Ministerstwa pracę, według zawartej umowy o dzieło lub umowy zlecenia.Opis czynności:Rachunek wypełnia wykonawca pracy i przedkłada zamawiającemu (po wykonaniu pracy) celem realizacji zapłaty. Rachunek zawiera następujące informacje:przedmiot i symbol umowy,kwotę cyfrowo oraz słownie,imię i nazwisko wykonawcy,miejsce i datę urodzenia,nr PESEL,adres zamieszkania, nazwę i adres Urzędu Skarbowego,miejsce pracy.Wystawiony rachunek podpisuje wykonawca a kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa podpisem potwierdza wykonanie pracy.Obieg dokumentu jest analogiczny jak obieg faktury. Rachunek (opisany i sprawdzony zgodnie z wytycznymi ujętymi w procedurach) wraz z oryginalnym protokołem zdawczo-odbiorczym – jeśli jest taki wymóg wynikający z zawartej umowy cywilnoprawnej, składany jest do komórki do spraw finansowych celem: naliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne (zgodnie ze zgłoszeniem do ZUS na podstawie oświadczenia wykonawcy), wypłaty wynagrodzenia.Do rachunku wystawca każdorazowo załącza podpisane przez siebie oświadczenie, o którym mowa w pkt 5. Na podstawie złożonych do realizacji finansowej rachunków, tworzona jest lista wypłat.Dyspozycję zapłaty listy wypłat zatwierdza główny księgowy Ministerstwa oraz kierujący komórką do spraw finansowych. Zapłata zobowiązania następuje na warunkach i w terminie określonym w umowie.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 27Nazwa dowodu – symbol:POLECENIE KSIĘGOWANIA (PK) – druk własny – druk akcydensowyPodstawa wystawienia dowodu:Zestawienia lub rejestry oraz rozliczenia wewnętrzne bądź też mylne zapisyInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw finansowych1Na bieżącoPolecenie księgowania stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych sum zbiorczych, wynikających z zestawień lub rejestrów, oraz rozliczeń wewnętrznych bądź też korekty mylnych zapisów.Opis czynności:Polecenia księgowania sporządzane są na bieżąco przez pracownika komórki do spraw finansowych.Zapisy w księgach rachunkowych są korygowane także na podstawie pisemnych poleceń księgowań, podpisywanych przez kierujących komórek organizacyjnych Ministerstwa.Polecenie sporządzane jest w 1 egzemplarzu.Uwaga:Na równi z wewnętrznym dowodem księgowym (PK) uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzone automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu na podstawie informacji zawartych już w księgach (np. księgowania związane z ustaleniem wyniku finansowego, umorzenia). Za równoznaczne ze sporządzeniem egzemplarza PK jest wydruk z dokonanych przeksięgowań z systemu Quorum, przy czym dopuszcza się drukowanie dokumentu polecenie księgowania w terminie różnym od daty wprowadzenia dokumentu do ksiąg rachunkowych.Polecenia księgowania, po uprzednim ich podpisaniu przez osoby sporządzające, podlegają akceptacji i zatwierdzeniu przez głównego księgowego Ministerstwa lub bezpośrednich przełożonych osób, które dane polecenie księgowania sporządziły, a w przypadku poleceń księgowania list płac, budżetu zadaniowego akceptacja i zatwierdzenie wprowadzonych poleceń księgowania następuje tylko w systemie finansowo-księgowym.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 28Nazwa dowodu – symbol:FAKTURA – druk akcydensowy lub wydruk komputerowy spełniający wymogi formalne Podstawa wystawienia dowodu:Udokumentowanie zakupu (dostawy) towarów i usług, faktury obciążeniowe wystawiane przez MinisterstwoInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórki organizacyjne Ministerstwa komórka do spraw finansowychKancelaria, komórka do spraw finansowych komórki organizacyjne Ministerstwa2do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym wydano towar lub wykonano usługę1 dzień roboczy5 dni roboczych, liczonych od dnia wpływu do komórki organizacyjnej Ministerstwa w celu opisu, nie później jednak niż 3 dni przed terminem zapłatyFaktura jest potwierdzeniem zakupu (dostawy) towarów i usług, służącym do rozliczeń między dostawcą i odbiorcą. Ministerstwo wystawia faktury obciążeniowe.Opis czynności w przypadku faktury wystawianej przez Ministerstwo:Faktura wystawiana jest w 2 egzemplarzach: jeden egzemplarz dla nabywcy i drugi dla sprzedawcy w terminie nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wydano towar lub wykonano usługę. W przypadku, gdy przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część należności, fakturę wystawić należy nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania tej płatności. Wystawiając fakturę należy określić wszystkie dane identyfikujące sprzedawcę i nabywcę, zdarzenie gospodarcze z podaniem terminu i sposobu zapłaty, a także numeru faktury.Obciążeniowe faktury wystawia na podstawie dyspozycji pracownik komórki do spraw finansowych. Następnie faktura podpisywana jest przez głównego księgowego lub kierującego komórką do spraw finansowych. Dopuszcza się możliwość wystawiania faktur w programie Quorum.Faktura rejestrowana jest w rejestrze sprzedaży. Na podstawie rejestru dokonuje się wypełnienia i naliczenia podatku VAT w deklaracji VAT 7. Podatek przekazywany jest do 25. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni do właściwego Urzędu Skarbowego zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.Termin płatności na fakturach określa się odpowiednio do zawartej umowy lub porozumienia będącego podstawą istniejącego stosunku prawnego, w pozostałych przypadkach 7 dni od daty wystawienia faktury przez Ministerstwo.Pozostałe kwestie regulowane są przez ustawę o podatku od towarów i usług.Opis czynności w przypadku faktury zakupowej dotyczącej zakupu towarów i usług:Fakturę wystawia dostawca (sprzedawca) zgodnie z obowiązującymi przepisamiW przypadku przysłania przez sprzedawcę 2 egzemplarzy faktury pocztą, podpis składa ze strony Ministerstwa osoba merytorycznie odpowiedzialna za zdarzenie gospodarcze. Faktura przysłana pocztą kierowana jest przez kancelarię do komórki do spraw finansowych, gdzie następuje zarejestrowanie dokumentu. Następnie komórka do spraw finansowych przekazuje fakturę w dniu otrzymania lub w przypadku braku takiej możliwości, najpóźniej w następnym dniu roboczym, do właściwej komórki organizacyjnej w celu poświadczenia pod względem merytorycznym wykonania dostawy lub usługi. Po potwierdzeniu przez właściwego kierującego komórką organizacyjną Ministerstwa, faktura przekazywana jest w terminie 5 dni roboczych od daty wpływu do komórki organizacyjnej Ministerstwa nie później jednak niż 3 dni przed terminem zapłaty do komórki do spraw finansowych w celu realizacji zapłaty. W przypadku otrzymania faktury przez pracownika, w kopercie zaadresowanej imienne, obowiązkiem pracownika jest dostarczenie faktury wraz z kopertą i zamieszczonym tam stemplem Kancelarii do sekretariatu komórki do spraw finansowych w celu jej zarejestrowania. Wymogi w zakresie przyjętych zasad dotyczących opisywania dokumentów i ich sprawdzania zawarte są w procedurach oraz w karcie obiegu dokumentów o nazwie opis dowodu zapłaty.Pracownik komórki do spraw finansowych sprawdza fakturę pod względem formalno-rachunkowym, dokonuje dekretacji zdarzenia na odpowiednie konta syntetyczne i analityczne oraz dla płatności, której wartość przekracza 15 tys. zł brutto, lub jeśli przedmiotem dostawy będą wyroby lub usługi określone w załączniku nr 15 do ustawy o VAT dokonuje weryfikacji nr rachunku bankowego kontrahenta z wykazem kont podatników opublikowanym w białej liście VAT, a potwierdzenie z przeprowadzonej weryfikacji podpina do faktury. Następnie faktura zatwierdzana jest do realizacji finansowo-księgowej przez głównego księgowego i kierującego komórką do spraw finansowych. W przypadku, gdy faktura zawiera pomyłki dotyczące danych sprzedawcy lub nabywcy – adresowych, ewidencyjnych itp., pracownik komórki do spraw finansowych wystawia notę korygującą (zgodnie z kartą obiegu dokumentów), która podpisywana jest przez głównego księgowego Ministerstwa.Opis do dowodu zapłaty lub inny dokument, dotyczący zakupu środków rzeczowych musi być przed przekazaniem do komórki do spraw finansowych poświadczona przez pracownika komórki do spraw majątku o ujęciu zakupionych wartości i składników w księdze inwentarzowej lub o przyjęciu do magazynu. Uwaga:Należy przestrzegać określonego w fakturze terminu zapłaty. Jeśli termin określony na fakturze jest inny niż termin ustalony w umowie cywilnoprawnej dotyczącej tej operacji – obowiązującym jest termin ustalony w umowie. Za nieterminowe dokonanie płatności odpowiada pracownik, który dopuścił do zwłoki.Na fakturze jest określony sposób zapłaty (w formie gotówki lub w formie bezgotówkowej).W przypadku bezpośredniego odbioru faktury lub odbioru faktury w formie elektronicznej, pracownik zobowiązany jest zarejestrować odbiór faktury w kancelarii Ministerstwa a następnie przekazać fakturę do zarejestrowania w sekretariacie komórki do spraw finansowych.Faktury odebrane elektronicznie jako skan /lub inny plik graficzny/ stosuje się, pod warunkiem określenia takiego rodzaju ich przekazywania do Ministerstwa w zawieranych umowach, zleceniach itp., wówczas należy postąpić zgodnie z punktem 3 uwag.Faktury elektroniczne odebrane za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania w formie ustrukturyzowanej odbierane są bezpośrednio przez Kancelarię, a następnie drogą elektroniczną faktura ta jest procedowana zgodnie z punktem 3 uwag.Faktury, co do których następuje zgłoszenie zastrzeżenia, powinny zostać przez komórkę organizacyjną Ministerstwa odesłane do wystawcy w celu ich prawidłowego wystawienia, natomiast kopia takiej faktury powinna zostać przekazana do komórki do spraw finansowych, w przypadku, kiedy zgłoszone zastrzeżenie może zostać skorygowane poprzez wystawienie faktury korygującej, wówczas pierwotna faktura podlega postępowaniu określonemu jak w punktach 2 – 4, z tym, że w opisie faktury należy zaznaczyć, iż nastąpi korekta tej faktury.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 29Nazwa dowodu – symbol:FAKTURA korygująca – druk akcydensowy lub wydruk komputerowy spełniający wymogi formalne NOTA korygująca – druk akcydensowy lub wydruk komputerowy spełniający wymogi formalnePodstawa wystawienia dowodu:Wystawienie faktury zawierającej błędyPodstawa wystawienia dowodu:Instrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórki organizacyjne Ministerstwa,komórka do spraw finansowychkomórka do spraw finansowych225 dni roboczych, liczonych od dnia wpływu do komórki organizacyjnej Ministerstwa w celu opisu, nie później jednak niż 3 dni przed terminem zapłaty 7 dniFakturę korygującą – wystawia dostawca (sprzedawca) w przypadku, kiedy wystawiona wcześniej faktura zawierała pomyłki dotyczące:– jednostki miary i ilości sprzedanych towarów (rodzaju usługi),ceny jednostkowej netto,stawki podatku,sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki podatku i zwolnionych od podatku,kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto według podziału na poszczególne stawki,wartość sprzedaży brutto z podziałem na poszczególne stawki podatkowe lub zwolnionych od podatku,kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażonej cyfrowo i słownie. Opis czynności:Fakturę korygującą dostawca (sprzedawca) wystawia w 2 egzemplarzach: jeden egzemplarz otrzymuje nabywca, drugi egzemplarz pozostaje u sprzedawcy (dostawcy).Na fakturze korygującej dostawca przedstawia wszystkie informacje przed korektą ujęte w fakturze oraz informacje skorygowane i wynikający z tego wynik ogółem. Faktura korygująca, podobnie jak faktura (rachunek), podlega takiej samej procedurze rejestrowania, sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i zatwierdzenia do zapłaty, analogicznie jak w karcie obiegu dokumentu – faktury.Notę korygującą – wystawia nabywca towaru lub usługi w przypadku, kiedy otrzymana faktura zawiera pomyłki dotyczące: jakiejkolwiek informacji wiążącej się ze sprzedawcą lub nabywcą, pomyłki związane z oznaczeniem towaru lub usługi (niewpływające na wartość faktury).Opis czynności:Nota korygująca wystawiana jest w 2 egzemplarzach. Nota korygująca przesyłana jest do wystawcy faktury lub faktury korygującej, wraz z kopią.Nota korygująca powinna zawierać co najmniej: kolejny numer oraz datę jej wystawienia, imiona i nazwiska albo nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury albo faktury korygującej oraz ich adresy i NIP oraz dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca (data wystawienia faktury, numer faktury, NIP wystawcy i nabywcy oraz nazwy sprzedawcy i nabywcy), wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.Nota korygująca powinna zawierać wyrażenie: nota korygująca.Wystawca faktury lub faktury korygującej akceptuje treść noty korygującej potwierdzając ją podpisem upoważnionej osoby, następnie odsyła jeden egzemplarz do wystawcy noty korygującej. Nota korygująca dołączana jest do faktury, której treść podlegała korekcie.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 30WEZWANIE DO ZAPŁATY – druk własny Nazwa dowodu – symbol:Podstawa wystawienia dowodu:Wynikający z obowiązujących przepisów obowiązek wpłaty należności stanowiących dochód Skarbu PaństwaInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw finansowych2Na bieżącoSłuży do wezwania dłużnika do uregulowania należności, odsetek od należności głównej, uprzednio wprowadzonych do ksiąg rachunkowych.Opis czynności:Wezwanie sporządzane jest przez wyznaczonego pracownika komórki do spraw finansowych lub pracownika komórki do spraw logistyki (w zakresie opłat za czynsz i opłat niezależnych od wynajmującego) w 2 egzemplarzach:oryginał dla dłużnika,drugi egzemplarz pozostaje w komórce wystawiającej wezwanie do zapłaty.W wezwaniu należy określić, co najmniej:należną kwotę,tytuł należności,nazwę i numer rachunku bankowego, na który należy dokonać wpłaty,termin wniesienia wpłatyodsetki.Wezwanie podpisuje kierujący komórką do spraw finansowych lub kierujący komórką do spraw logistyki.Wezwanie przesyła się do dłużnika listem poleconym (za zwrotnym potwierdzeniem odbioru) lub doręcza się osobiście, z potwierdzeniem odbioru.Należności niewpłacone w ustalonym terminie podlegają przymusowemu ściągnięciu w drodze postępowania egzekucyjnego. Wezwanie jest sporządzane najpóźniej w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia dokonania ustalenia, że należność nie została uregulowana w wymaganym terminie.W przypadku braku uregulowania należności w terminie określonym w wezwaniu (), celem podjęcia dalszych czynności procesowych następuje przekazanie sprawy do komórki do spraw obsługi prawnej, w następujących terminach:nie później niż 21 dni roboczych dni od dnia doręczenia wezwania, nie później niż 5 dni roboczych od dnia zwrotu nieodebranego wezwania.Uwaga:Należy niezwłocznie złożyć reklamację we właściwej placówce pocztowej w przypadku braku wpływu zwrotnego potwierdzenia odbioru w terminie 30 dni od dnia nadania przesyłki. Należy stosować terminy dalszych czynności z uwzględnieniem daty uzyskania odpowiedzi z placówki pocztowej na złożoną reklamację.Wezwanie do zapłaty nie stanowi dowodu będącego podstawą do ujęcia należności w księgach rachunkowych.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 31Nazwa dowodu – symbol:WNIOSEK WYJAZDOWY – druk własnyPodstawa wystawienia dowodu:Udokumentowanie decyzji o wyjeździe pracownika w podróż służbową za granicę krajuInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonaniaLiczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw logistyki, komórka do spraw finansowych1Na bieżącoSłuży do udokumentowania decyzji o wyjeździe pracownika w podróż służbową poza granice kraju.Opis czynności:Druk wypełnia delegowany pracownik. Prawidłowo sporządzony wniosek wyjazdowy zawiera dane według wzoru, który, stanowi załącznik do obowiązującego zarządzenia wewnętrznego w sprawie ustalenia procedury realizacji zagranicznych podróży służbowych pracowników Ministerstwa oraz osób niebędących pracownikami Ministerstwa.Zatwierdzony do realizacji wniosek wyjazdowy przekazywany jest do sekretariatu komórki do spraw finansowych przez komórkę do spraw logistyki, w terminie nie krótszym niż 3 dni robocze przed planowaną datą podróży służbowej. Wnioski złożone w komórce do spraw finansowych w terminie krótszym niż 3 dni robocze przed planowaną datą podróży służbowej mogą zostać zrealizowane w zakresie obsługi finansowej, po powrocie delegowanego.Na podstawie zatwierdzonego wniosku wyjazdowego wyznaczony pracownik komórki do spraw finansowych wylicza koszty podróży zgodnie z obowiązującym w tym zakresie rozporządzeniem, wypełnia zlecenie zakupu nominałów w walutach obcych oraz tworzy pokwitowanie odbioru, a następnie przygotowuje zlecenie zakupu nominałów w systemie NBP (NBE), które podlegają zatwierdzeniu .KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 32Nazwa dowodu – symbol:POKWITOWANIE ODBIORU NOMINAŁÓW W WALUTACH OBCYCH – druk własnyPodstawa wystawienia dowodu:Pobranie nominałów w walutach obcych na pokrycie kosztów podróży służbowej poza granice kraju Instrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw finansowych3Na bieżącoPokwitowanie służy do udokumentowania faktu odbioru nominałów w walutach obcych, na pokrycie kosztów podróży służbowej poza granice kraju.Opis czynności:Generowane z systemu Quorum, przez pracownika komórki do spraw finansowych pokwitowanie, zawiera następujące informacje:imię i nazwisko osoby pobierającej zaliczkę,kwotę, rodzaj waluty, miejsce podróży służbowej, datę podróży służbowej oraz powrotu,wartość diet, koszty hoteli, dietę dojazdową, ryczałt na przejazdy oraz inne wydatki,ponadto pokwitowanie zawiera w szczególności: oświadczenie pobierającego zaliczkę o tym, że znane mu są zasady wydatkowania, oraz rozliczania zagranicznych środków płatniczych,na pokwitowaniu znajduje się również informacja o konieczności rozliczenia pobranej zaliczki w terminie 14 dni od daty zakończenia podróży zagranicznej,Sporządzony w 3 egzemplarzach dokument, w momencie pobrania zaliczki podpisuje zaliczkobiorca, po czym dwa egzemplarze zostają w komórce do spraw finansowych, a trzeci otrzymuje delegowany.W momencie rozliczenia pobranej zaliczki, pracownik komórki do spraw finansowych na dokumencie zestawienie kosztów podróży zagranicznej i rozliczenie zaliczki w walucie obcej, który składa delegowany, kwituje odbiór środków pozostałych z rozliczenia zaliczki – poprzez złożenie daty i podpisu.Uwaga:Dokument pokwitowania pełni funkcję dowodu „kasa wyda”.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 33Nazwa dowodu – symbol:NOTA KSIĘGOWA OBCIĄŻENIOWAPodstawa wystawienia dowodu:Koszty obciążające Ministerstwo z tytułu refundacji wydatków poniesionych przez jednostki zaliczane do sektora finansów publicznych oraz inne podmiotyInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw finansowych 25 dni roboczych, liczonych od dnia wpływu do komórki organizacyjnej Ministerstwa w celu opisu, nie później jednak niż 3 dni przed terminem zapłatyNota księgowa wystawiana jest przez kontrahenta w celu zrefundowania przez Ministerstwo poniesionych przez kontrahenta kosztów dotyczących Ministerstwa.Opis czynności:Notę wystawia kontrahent w dwóch egzemplarzach:oryginał kierowany jest do Ministerstwa,kopia pozostaje u kontrahenta.Pracownik komórki do spraw finansowych sprawdza notę pod względem formalno-rachunkowym.Dyspozycję zapłaty noty zatwierdza główny księgowy Ministerstwa i kierujący komórką do spraw finansowych.Nota księgowa, podobnie jak faktura (rachunek), podlega takiej samej procedurze rejestrowania, sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i zatwierdzenia do zapłaty, analogicznie jak w karcie obiegu dokumentu – faktury VAT.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 34Nazwa dowodu – symbol:DOKUMENT PZ (przyjęcie na magazyn) – druk własny w systemie Quorum.Podstawa wystawienia dowodu:Przyjęcie towaru lub materiału na magazynInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw majątku i komórka do spraw finansowych25 dni roboczych od dnia sporządzeniaPZ wystawiany jest w celu udokumentowania przyjęcia materiałów do magazynu.Opis czynności:Dokument PZ wystawiany jest przez magazyniera. Tworzony jest w systemie Quorum. Numer dokumentu nadawany jest przez system automatycznie narastająco w ciągu roku obrotowego.Pracownik komórki do spraw majątku wystawia dokument PZ na podstawie faktury zakupu materiału, w którym określa dostawcę, datę przyjęcia na magazyn oraz wprowadza informacje o przyjętych materiałach, w szczególności: numer indeksu, nazwa materiału, ilość, cena jednostkowa, wartość. Przekazanie dokumentu PZ do sekretariatu komórki do spraw finansowych następuje w terminie 5 dni roboczych od dnia sporządzenia.Na koniec każdego miesiąca magazynier, w dwóch egzemplarzach, raport z przychodów magazynu, podpisuje go i dostarcza jeden egzemplarz do sekretariatu komórki do spraw finansowych najpóźniej do 5. dnia roboczego następnego miesiąca. Na podstawie raportu, pracownik komórki do spraw finansów weryfikuje stany magazynowe z zapisami syntetycznymi i analitycznymi w księgach rachunkowych.Uwaga:Dokumenty RW i PZ ujmowane są dodatkowo w miesięcznym raporcie „Zestawienie stanów magazynowych”.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 35Nazwa dowodu – symbol:DOKUMENT RW (wydanie z magazynu) – druk własny w systemie QuorumPodstawa wystawienia dowodu:Wydanie towaru lub materiału z magazynuInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw majątku,komórka do spraw finansowych25 dni roboczych od dnia sporządzeniaRW wystawiane są w celu udokumentowania wydania materiału z magazynu.Opis czynności:Dokument wystawiany jest przez magazyniera Tworzony jest w systemie Quorum.Magazynier wystawia dokument RW na podstawie druków akcydensowych RW wystawianych przez pracowników Ministerstwa i zatwierdzanych przez kierujących komórkami organizacyjnymi Ministerstwa.Numer dokumentu nadawany jest przez system automatycznie narastająco w ciągu roku obrotowego, ten sam wygenerowany numer magazynier nanosi na zatwierdzony druk akcydensowy RW. Przekazanie dokumentu RW do sekretariatu komórki do spraw finansowych następuje w terminie 5 dni roboczych od dnia sporządzenia.Na koniec każdego miesiąca magazynier tworzy w dwóch egzemplarzach raport z rozchodów magazynu, podpisuje go i dostarcza jeden egzemplarz do sekretariatu komórki do spraw finansowych najpóźniej do 5. dnia roboczego następnego miesiąca. Raport zawiera następujące informacje: nr RW, datę, nazwę komórki organizacyjnej Ministerstwa, która pobiera materiały, nr indeksu, nazwę materiału, ilość, cenę i wartość.Raport stanowi podstawę utworzenia przez pracownika komórki do spraw finansowych dokumentu PK, z którego w systemie Quorum, w module F-K, dekretowany i wprowadzany jest do ksiąg rachunkowych miesięczny rozchód z magazynu. Uwaga:Dokumenty RW i PZ ujmowane są dodatkowo w miesięcznym raporcie „Zestawienie stanów magazynowych”.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 36Nazwa dowodu – symbol:NOTA KSIĘGOWA – druk własnyPodstawa wystawienia dowodu:Wydatki poniesione przez Ministerstwo przypisane do zwrotu innej jednostce sektora finansów publicznych i innym podmiotom, naliczone kary umowneInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw finansowych27 dni roboczych od daty zdarzenia gospodarczego nie później niż na koniec okresu sprawozdawcze-goNota księgowa (rachunek) wystawiany jest przez Ministerstwo wyłącznie w celu zrefundowania przez inną jednostkę sektora finansów publicznych i inne podmioty, w tym osobę fizyczną, poniesionych przez Ministerstwo wydatków dotyczących tej jednostki (osoby). Notę księgową, wystawia się także dla potrzeb poinformowania kontrahenta, o naliczonych karach umownych.Nota księgowa (rachunek) wystawiana jest w terminie 7 dni roboczych od daty zdarzenia gospodarczego, nie później niż na koniec okresu sprawozdawczego. Nota określa dane identyfikujące strony, kolejny numer – z wpisaniem do rejestru prowadzonego w komórce do spraw finansowych, przedmiot, kwotę, termin zapłaty oraz inne informacje w zależności od umowy stron. Opis czynności:Notę księgową (rachunek) wystawia wyznaczony pracownik komórki do spraw finansowych w dwóch egzemplarzach:oryginał kierowany jest do kontrahenta,kopia pozostaje w Ministerstwie.Podstawą wystawienia noty księgowej (rachunku) jest dyspozycja kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa . Notę księgową (rachunek) podpisuje kierujący komórką do spraw finansowych i główny księgowy Ministerstwa.Uwaga: w przypadku, gdy kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa poinformuje kontrahenta o naliczonych karach umownych bez pośrednictwa komórki do spraw finansowych, pismo w sprawie staje się notą księgową. Wówczas takie pismo (kopia) powinno być przekazane do komórki do spraw finansowych w dniu wysyłki do kontrahenta, w celu dokonania na jego podstawie zapisów w księgach rachunkowych.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 37Nazwa dowodu – symbol:LISTA PŁAC WYNAGRODZEŃ (LP) – druk własny generowany z systemu QuorumPodstawa wystawienia dowodu:Wypłata świadczeń za wykonaną pracęInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw finansowych1Do 28. każdego miesiąca dla stałych wypłat lub w miarę potrzebListy płac sporządzane są w celu udokumentowania wypłaty wynagrodzeń pracownikom Ministerstwa. Opis czynności:Lista płac sporządzana jest przez pracownika komórki do spraw finansowych i generowana w systemie Quorum.Lista drukowana jest z systemu w jednym egzemplarzu, sprawdzana pod względem formalno-rachunkowym przez pracownika komórki do spraw finansowych, zatwierdzana pod względem merytorycznym przez kierującego komórką kadrową, następnie zatwierdzana jest do wypłaty przez głównego księgowego Ministerstwa oraz kierującego komórką do spraw finansowych.Lista płac zawiera m.in. następujące informacje: nazwę jednostki, typ pracowników, tytuł listy płac, numer listy, datę wypłaty, datę sporządzenia, imię i nazwisko, numer ewidencyjny pracownika oraz poszczególne składniki wynagrodzenia np.: płacę zasadniczą, wysługę lat, wysługę lat bez zus, dodatek funkcyjny, dodatek służby cywilnej, dodatek stażowy, dodatek zadaniowy, premię, wynagrodzenie za czas choroby, zasiłki oraz podsumowanie. Lista płac zawiera informacje o potrąceniach: składek na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, zaliczek na podatek dochodowy, składek PZU, ZFM, PKZP, wynikających z wezwań, tytułów egzekucyjnych, sądowych i administracyjnych oraz podsumowanie potrąceń. Lista płac zawiera rozliczenie wypłaty: przelew (płaca netto) oraz wypłata w kasie. Listę płac można przygotować wg wybranych kryteriów.Dla wszystkich list płac generowane jest zbiorcze zestawienia.Zatwierdzone listy płac są podstawą do wypłaty wynagrodzenia w formie bezgotówkowej, poprzez wygenerowanie przelewów bankowych oraz w formie gotówkowej. W celu wypłaty wynagrodzeń w gotówce lista płac na dzień przed planowaną wypłatą przekazywana jest do kasy. Listy płac podlegają ewidencji w systemie Quorum.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 38Nazwa dowodu – symbol:LISTA wypłat z ZFŚS – druk własny generowany z systemu QuorumPodstawa wystawienia dowodu:Wypłata świadczenia pieniężnego z Zakładowego Funduszu Świadczeń SocjalnychInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw finansowych2Na bieżącoListy te sporządzane są w celu udokumentowania wypłaty świadczeń socjalnych pracownikom oraz innym osobom uprawnionym do korzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Opis czynności:Listę sporządza pracownik komórki do spraw finansowych i jest generowana w systemie Quorum, w oparciu o wykaz osób uprawnionych do odbioru świadczenia z ZFŚS zatwierdzony przez kierującego komórką kadrową . Do wykazu dołączane są dokumenty źródłowe – podania, na podstawie których świadczenia zostały przyznane, zaświadczenia lekarskie poświadczające fakt przewlekłej choroby, dowody poniesienia wydatku za zorganizowany wypoczynek dla dzieci itp.Lista drukowana jest z systemu w dwóch egzemplarzach, sprawdzana pod względem formalno-rachunkowym przez pracownika komórki do spraw finansowych, następnie zatwierdzana do wypłaty przez głównego księgowego Ministerstwa oraz kierującego komórką do spraw finansowych.Lista zawiera m.in. następujące informacje: nazwę jednostki, typ pracowników, tytuł listy, numer listy, datę wypłaty, datę sporządzenia, imię i nazwisko, numer ewidencyjny pracownika lub emeryta, kwotę świadczenia, podatek, kwotę do wypłaty przelewem lub w kasie. Na podstawie zatwierdzonej listy wypłata przekazywana jest przelewem na konto osoby uprawnionej, a w szczególnych przypadkach realizowana jest w kasie Ministerstwa.Lista wypłaty z ZFŚS podlega ewidencji analitycznej i syntetycznej, w systemie Quorum.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 39Nazwa dowodu – symbol:WNIOSEK O ZMIANĘ wartości miernikaPodstawa wystawienia dowodu:Zmiana planu rzutująca na wielkość miernika lub błędy podczas planowaniaInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw finansowych, komórka ekonomiczna, komórki organizacyjne Ministerstwa2Na bieżącoWniosek jest dowodem na podstawie którego komórka do spraw finansowych tworzy zbiorczy wniosek o dokonanie przez komórkę ekonomiczną zmiany wartości miernika dla Dysponenta III stopnia.Opis czynności:Wniosek sporządzany jest przez pracownika komórki organizacyjnej Ministerstwa, w której ma nastąpić zmiana wartości miernika. Prawidłowo sporządzony wniosek zawiera:określenie według klasyfikacji zadaniowej, tj. numer zadania/podzadania/działania, nazwę miernika, wartość miernika z ustawy budżetowej oraz wartość po zmianie,uzasadnienie zmiany, tj. szczegółowy opis przyczyn zmiany wartości miernika (zwiększenia i zmniejszenia).Wniosek podpisany przez kierującego komórką organizacyjną Ministerstwa przedkładany jest do realizacji w komórce do spraw finansowych.Na podstawie wniosków, które zostaną przekazane do komórki do spraw finansowych jej pracownik sporządza zbiorczy wniosek. Zbiorczy wniosek sporządzany jest w dwóch egzemplarzach. Jeden egz. przesyłany jest do komórki ekonomicznej, drugi egz. wraz z załączonymi oryginałami wniosków kierujących komórkami organizacyjnymi Ministerstwa wnoszących o zmianę wartości miernika, pozostaje w komórce do spraw finansowych. Zbiorczy wniosek podpisuje pracownik odpowiedzialny za jego sporządzenie, podpisuje kierujący komórką do spraw finansowych, główny księgowy Ministerstwa oraz Dyrektor Generalny Ministerstwa. Na podstawie zbiorczego wniosku, komórka ekonomiczna podejmuje decyzję o zmianie wartości miernika, następnie odrębnym pismem informuje Dyrektora Generalnego Ministerstwa o dokonanej zmianie. Na podstawie informacji otrzymanej od komórki ekonomicznej, pracownik komórki do spraw finansowych przygotowuje informację o zmianie.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 40OPIS DOWODU ZAPŁATY – druk własny, według wzoru zamieszczonego w EZDNazwa dowodu – symbol:Podstawa wystawienia dowodu:Dowód księgowyInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw finansowych, komórki organizacyjne Ministerstwa15 dni roboczych od daty odebrania dowodu księgowego stanowiącego podstawę wystawienia opisu jednak nie później niż 3 dni robocze przed terminem płatności. Opis to informacja dotycząca opisu dowodu zapłaty, sporządzana przez kierującego komórką organizacyjną Ministerstwa.Opis czynności:Opis jest wypełniany elektronicznie bądź pisemnie przez pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa, a następnie opis dowodu jest podpisywany i trwale zszywany z dowodem księgowym, na podstawie którego nastąpiło wystawienie opisu dowodu zapłaty.Dopuszcza się sporządzanie jednego opisu do wielu jednorodnych dowodów księgowych, posiadających to samo źródło finansowania i ten sam termin płatności, lub dla dowodu zapłaty i korekty do tego dowodu. Szczególnie dopuszcza się sporządzenie jednego opisu dowodu zapłaty dla opłat za postój i przejazd autostradą udokumentowanych paragonami bez względu na datę poniesienia wydatku. W takim przypadku w polu Faktura / Rachunek / dowód księgowy /dyspozycja/oświadczenie nr: należy wymienić nr każdego dokumentu z osobna wraz z kwotą brutto oraz odpowiednio w polu Data wystawienia datę wystawienia każdego dokumentu, natomiast w polu Kwota wydatku należy wpisać ogólną sumę wszystkich wymienionych dokumentów.Opis wraz z dowodem zapłaty przekazywany jest do komórki do spraw finansowych celem potwierdzenia zasadności zapłaty.Opis jest dokumentem równoznacznym z ręcznym opisem dowodu zapłaty określonym w dziale II procedur. Opis sporządzany jest w 1 egzemplarzu.Dopuszcza się stosowanie opisu elektronicznego przy zachowaniu zasad podpisywania równolegle z opisem ręcznym dowodu zapłaty.Sporządzony opis dla wydatków realizowanych w ramach programów z udziałem środków unijnych lub innych środków niepodlegających zwrotowi, określonych w odrębnych procedurach, jest równoznaczny z przeprowadzeniem kontroli merytorycznej wydatków.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 41Nazwa dowodu – symbol:ZATWIERDZENIE DOWODU KSIĘGOWEGOInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw finansowych1Na bieżącoZatwierdzenie dowodu księgowego odbywa się poprzez:I. Naniesienie odcisku pieczątki stosowanej przez komórkę do spraw finansowych na dokumentach będących dowodami księgowymi, na podstawie których dokonywana jest płatność zobowiązania. Podpis głównego księgowego Ministerstwa oznacza, że nie zgłasza zastrzeżeń:do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności dokumentów dotyczących tej operacji,do prawidłowości dekretacji księgowej.Oznacza również, że przyjmuje wykonanie dyspozycji zapłaty zobowiązania potwierdzonej przez kierującego komórką organizacyjną Ministerstwa odpowiedzialnego za realizację danego zadania, ponieważ jest ono zgodne z planem finansowym Ministerstwa.Podpis kierującego komórką do spraw finansowych oznacza, że nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionych dokumentów i potwierdza realizację zapłaty zobowiązania. Poszczególne pola pieczątki obejmują m.in.:wskazanie źródła finansowania (środki budżetowe lub inne),wskazanie kont księgi głównej i ksiąg analitycznych (klasyfikacja budżetowa, i budżetu zadaniowego), na których dokonane zostaną zapisy dotyczące danej operacji w księgach rachunkowych,kwotę do zapłaty, w tym słownie,datę zatwierdzenia do wypłaty,podpis głównego księgowego Ministerstwa i kierującego komórką do spraw finansowych.4. Za równoznaczny z odciskiem pieczęci przyjmuje się wydruk zapisu danego dowodu księgowego, w księgach rachunkowych wprowadzony na podstawie danych zatwierdzonych przez kierującego komórką organizacyjną Ministerstwa, pochodzący z systemu Quorum, dodatkowo opatrzony pieczęcią zawierającą następujące elementy: stwierdzenie że przyjęto dyspozycję płatniczą do realizacji,wskazanie źródła finansowania,kwotę słownie,sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym, data i podpis,podpis głównego księgowego Ministerstwa,podpis kierującego komórką do spraw finansowych,wskazanie miesiąca do ujęcia w księgach rachunkowych,datę zapłaty zobowiązania.5.Wydruk ten zszywa się z dowodem księgowym oraz opisem dowodu zapłaty. II.Złożenie podpisu na dokumencie pochodzącym z systemu Quorum lub innym dokumencie księgowym procedowanym w systemie EZD, przez głównego księgowego oraz kierującego komórką do spraw finansowych równolegle. Dokument podlegający zatwierdzeniu zawiera następujące elementy:- wskazanie źródła finansowania, - wskazanie kont księgi głównej i ksiąg analitycznych,- kwotę cyfrowo,- wskazanie miesiąca do ujęcia w księgach rachunkowych,- opis operacji.Dokument opatrzony podpisami, jest podstawą do dokonania płatności w systemie NBP, BGK.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 42Nazwa dowodu – symbol:WNIOSEK O ZMIANĘ PLANU FINANSOWEGO PRZEZ DYREKTORA GENERALNEGO - druk własnyDecyzja dokonująca zmiany planuPodstawa wystawienia dowodu:Obowiązek zabezpieczenia środków na planowane do poniesienia wydatki, zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową wydatkówInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234Dyrektor Generalny Ministerstwa, komórka do spraw finansowych, komórki organizacyjne Ministerstwa 1Na bieżącoDokument jest dowodem, na podstawie którego komórka do spraw finansowych tworzy zbiorczą decyzję na dokonanie zmiany w planie finansowym Ministerstwa przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa.Opis czynności:Wniosek sporządzany jest przez pracownika komórki organizacyjnej Ministerstwa. Prawidłowo sporządzony wniosek zawiera:określenie według klasyfikacji budżetowej, tj. część, dział, rozdział, paragraf i oznaczenie według klasyfikacji budżetu zadaniowego – pozycji zmiany planu – zwiększenia oraz pozycji zmniejszenia, kwotę zmiany,uzasadnienie zmiany, tj. szczegółowy opis przyczyn zmiany planu (zwiększenia i zmniejszenia).Jeśli zmiana planu i przeniesienia środków następują pomiędzy dwoma komórkami organizacyjnymi Ministerstwa, niezbędne jest wskazanie tych komórek.Dokument (wniosek) podpisany przez kierującego komórką organizacyjną Ministerstwa (w przypadku przenoszenia między komórkami podpisany również przez kierującego drugą komórką organizacyjną Ministerstwa) przedkładany jest do realizacji w komórce do spraw finansowych.Na podstawie wniosków, które zostaną przekazane do komórki do spraw finansowych, jej pracownik sporządza decyzję na dokonanie zmiany planu.Decyzja zawiera: nr kolejny decyzji,podstawę prawną wydania decyzji,ujęte według klasyfikacji budżetowej pozycje zwiększeń oraz zmniejszeń, kwoty,uzasadnienie zmian (przyczyny zwiększeń i zmniejszeń).Decyzję podpisuje pracownik odpowiedzialny za jego sporządzenie, podpisuje kierujący komórką do spraw finansowych i główny księgowy Ministerstwa. Dyrektor Generalny Ministerstwa podejmuje decyzję o zmianie planu finansowego, podpisując otrzymaną decyzję. Podpisana decyzja pozostaje w aktach komórki do spraw finansowych. Skan decyzji przekazywany jest do komórki ekonomicznej za pośrednictwem systemu EZD, w terminie do 3 dni roboczych od daty zatwierdzenia. Na podstawie podpisanej przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa decyzji – pracownik komórki do spraw finansowych przygotowuje informację, w której za pośrednictwem poczty elektronicznej informuje kierującego komórką organizacyjną Ministerstwa, który wnioskował o zmianę, o dokonanej zmianie planu finansowego wydatków oraz prosi o dokonanie korekty harmonogramu wydatków i ewentualnie o zmianę wartości miernika.Podpisane przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa decyzje o zmianach w planie finansowym są podstawą do dokonania odpowiednich księgowań w księgach rachunkowych Dysponenta III stopnia oraz sporządzenia aktualizacji planu finansowego w układzie budżetu tradycyjnego oraz planu finansowego w układzie budżetu zadaniowego. Plan finansowy po podpisaniu przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa jest zamieszczany na wspólnym dysku BUDŻET, do służbowego wykorzystania i weryfikacji danych z zakresu właściwości komórki organizacyjnej. Dysk BUDŻET jest dostępny do odczytu dla wszystkich pracowników Ministerstwa.Uwaga:W przypadku zmiany planu spowodowanej koniecznością uregulowania zobowiązania z § 4610 – koszty postępowania sądowego i prokuratorskiego, do wniosku o zmianę planu dołącza się kserokopie decyzji (prawomocnego wyroku) bądź innego dokumentu o podobnym charakterze.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 43WNIOSEK O ZMIANĘ PLANU FINANSOWEGO – druk własnyNazwa dowodu – symbol:Podstawa wystawienia dowodu:Obowiązek zabezpieczenia środków na planowane do poniesienia wydatki, zgodnie obowiązującą klasyfikacją budżetową Instrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonaniaLiczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw finansowych, Dyrektor Generalny Ministerstwa,komórka ekonomiczna, komórki organizacyjne Ministerstwa 2Na bieżącoDokument jest dowodem, na podstawie którego komórka do spraw finansowych tworzy zbiorczy wniosek o dokonanie zmiany w planie finansowym Ministerstwa przez komórkę ekonomiczną.Opis czynności:Wniosek sporządzany jest przez pracownika komórki organizacyjnej Ministerstwa, w której ma nastąpić zmiana planu. Prawidłowo sporządzony wniosek zawiera:określenie według klasyfikacji budżetowej, tj. część, dział, rozdział, paragraf, i oznaczenie według klasyfikacji budżetu zadaniowego, pozycji zmiany planu – zwiększenia oraz pozycji zmniejszenia, kwotę zmiany,uzasadnienie zmiany, tj. szczegółowy opis przyczyn zmiany planu (zwiększenia i zmniejszenia).Jeśli zmiana planu i przeniesienia środków następują pomiędzy dwoma komórkami organizacyjnymi Ministerstwa, niezbędne jest wskazanie tych komórek.Dokument (wniosek) podpisany przez kierującego komórką organizacyjną Ministerstwa, a w przypadku przenoszenia między komórkami podpisany również przez drugiego kierującego komórką organizacyjną, przedkładany jest do realizacji w komórce do spraw finansowych.Na podstawie wniosków, które zostaną przekazane do komórki do spraw finansowych pracownik sporządza zbiorczy wniosek.Zbiorczy wniosek zawiera: wymienione pisma (znak i data), na mocy, których kierujący komórkami organizacyjnymi Ministerstwa wnioskują o zmiany planu.ujęte według klasyfikacji budżetowej i zadaniowej pozycje zwiększeń oraz zmniejszeń, kwoty w pełnych złotych,uzasadnienie zmian (przyczyny zwiększeń i zmniejszeń).Zbiorczy wniosek sporządzany jest w dwóch egzemplarzach. Jeden egz. przesyłany jest do komórki ekonomicznej, drugi egz. wraz z załączonymi oryginałami wniosków kierujących komórkami organizacyjnymi Ministerstwa wnoszących o zmianę planu, pozostaje w komórce do spraw finansowych. Zbiorczy wniosek podpisuje pracownik odpowiedzialny za jego sporządzenie, podpisuje kierujący komórką do spraw finansowych i główny księgowy Ministerstwa oraz Dyrektor Generalny Ministerstwa. Na podstawie zbiorczego wniosku, komórka ekonomiczna podejmuje decyzję o zmianie planu, następnie odrębnym pismem informuje Dyrektora Generalnego Ministerstwa o dokonanej zmianie. Na podstawie informacji otrzymanej od komórki ekonomicznej, pracownik komórki do spraw finansowych przygotowuje informację, w której zawiadamia kierującego komórką organizacyjną, który wnioskował o zmianę, o dokonanej zmianie planu finansowego wydatków oraz prosi o dokonanie korekty harmonogramu wydatków i ewentualnie o zmianę wartości miernika. Otrzymane z komórki ekonomicznej informacje o decyzjach dokonujących zmiany w planie finansowym są podstawą do dokonania odpowiednich księgowań w księgach rachunkowych Dysponenta III stopnia oraz sporządzenia aktualizacji planu finansowego w układzie budżetu tradycyjnego oraz planu finansowego w układzie budżetu zadaniowego.Plan finansowy po podpisaniu przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa jest zamieszczany na wspólnym dysku BUDŻET, do służbowego wykorzystania i weryfikacji danych z zakresu właściwości komórki organizacyjnej Ministerstwa j. Dysk BUDŻET jest dostępny do odczytu dla wszystkich pracowników Ministerstwa.Uwaga: W przypadku zmiany planu spowodowanej koniecznością uregulowania zobowiązania z § 4610 – koszty postępowania sądowego i prokuratorskiego, do wniosku o zmianę planu dołącza się kserokopie decyzji (prawomocnego wyroku) bądź innego dokumentu o podobnym charakterze.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 44Nazwa dowodu – symbol:WNIOSEK O PRZYZNANIE/ZDANIE ŚRODKA RZECZOWEGO – druk własny według wzoru zamieszczonego w EZDPodstawa wystawienia dowodu:Przydzielenie środków rzeczowych, do ewidencji których wymagane jest wskazanie osoby, która użytkuje dany środekInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw majątku111Na bieżąco, nie dłużej niż 3 dni roboczeNa bieżąco, nie dłużej jak 2 dni robocze.Na bieżąco, nie dłużej niż w cyklach, co 5 dni roboczych1. Wniosek o przyznanie/zdanie środka rzeczowego, wypełnia pracownik. Wniosek kierowany jest do zatwierdzenia przez bezpośredniego przełożonego pracownika lub kierującego komórką organizacyjną Ministerstwa.2. Wniosek o przyznanie środka rzeczowego, kierowany jest do sekretariatu komórki do spraw majątku. Wniosek w zależności od wielkości zasobów jest akceptowany przez właściwego kierującego komórką do spraw majątku lub informatyki.3. W przypadku posiadania w zasobach Ministerstwa danego środka rzeczowego, wniosek po akceptacji kierowany jest do magazynu, gdzie przy wydawaniu środka rzeczowego pracownik komórki do spraw majątku dokonuje odpowiednich adnotacji na wniosku oraz otrzymuje podpis pracownika, który dany środek rzeczowy odebrał.4. W przypadku braku danego środka rzeczowego, informacja o braku możliwości realizacji danego wniosku niezwłocznie kierowana jest do pracownika, który wniosek złożył. Informację przekazuje upoważniony do tego pracownik komórki do spraw majątku.Oryginał wniosku pozostaje w zasobach komórki do spraw majątku.5. Wniosek, który dotyczy zdania używanego środka rzeczowego i przydzielenia nowego, kierowany jest po zatwierdzeniu do sekretariatu komórki do spraw majątku.W przypadku posiadania w zasobach Ministerstwa danego środka rzeczowego, ścieżka procedowania przebiega jak w punkcie 3, z tym, że używany dotychczas środek rzeczowy zdawany jest do magazynu.W przypadku braku danego środka rzeczowego, ścieżka procedowania przebiega jak w punkcie 4.Jeśli przyznany bądź przekazywany środek rzeczowy będzie wymagał prac związanych z jego dostosowaniem do używania, np. przez pracowników serwisu informatycznego, wówczas odpowiednie adnotacje na wniosku wprowadza magazynier.Na podstawie wniosków dokonywana jest w komórce do spraw majątku aktualizacja danych w kartotekach środków rzeczowych, co potwierdzane jest przez magazyniera podpisem złożonym na wniosku. Wnioski magazynier przekazuje do pracownika komórki do spraw majątku w okresach nie dłuższych niż 5 dni roboczych.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 45ZAPOTRZEBOWANIE NA ŚRODKI FINANSOWE – druk własnyNazwa dowodu – symbol:Podstawa wystawienia dowodu:Przewidywane płatności zobowiązańInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórki organizacyjne Ministerstwa, komórka do spraw finansowych, komórka ekonomiczna1W cyklach miesięcznych, do 18 dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym zapotrzebowanie będzie realizowaneComiesięczne zapotrzebowanie na środki finansowe wypełnia pracownik komórki organizacyjnej Ministerstwa oraz zatwierdza kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa. Zapotrzebowanie składane jest do sekretariatu komórki do spraw finansowych.Zapotrzebowania na środki należy sporządzać w podziale na kolejne dni robocze i rodzaje wydatków. Środki wykazane w poszczególnych miesiącach nie mogą przekroczyć kwoty ujętej w rocznym harmonogramie wydatków komórki na dany miesiąc. Przygotowując formularz zapotrzebowania na środki finansowe należy wziąć pod uwagę terminy wynikające z wcześniej zaciągniętych zobowiązań/podpisanych umów.Na podstawie otrzymanych formularzy zapotrzebowań na dany miesiąc, komórka do spraw finansowych tworzy zbiorcze zapotrzebowanie na poszczególne dni miesiąca i przekazuje do komórki ekonomicznej. Na 3 dni robocze przed planowanym terminem przekazania środków, możliwa jest aktualizacja dziennych limitów środków na wydatki budżetowe. Informacja powinna zostać przekazana do komórki do spraw finansowych w formie elektronicznej.Komórka do spraw finansowych na podstawie kompletnych i prawidłowo wystawionych dowodów księgowych, będących podstawą dokonania płatności, przekazanych przez komórki organizacyjne Ministerstwa, dokonuje weryfikacji kwot zgłoszonych w zapotrzebowaniach na środki i wnioskuje do komórki ekonomicznej o zmianę (zwiększenie/ zmniejszenie) dziennego limitu zapotrzebowania. Wyjątkiem od powyższego procedowania jest zmiana w planach finansowych poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa, powodująca zmniejszenie/zwiększenie planu komórki w trakcie roku budżetowego. Korekta zapotrzebowania na środki następuje w formie pisemnej, po uprzednim wezwaniu przez komórkę do spraw finansowych do jej złożenia.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 461.Nazwa dowodu – symbol:POLECENIE ZAANGAŻOWANIA ŚRODKÓW FINANSOWYCH – druk własny2.Podstawa wystawienia dowodu:Określenie źródeł finansowania wynikających z planu finansowego Ministerstwa dla przewidywanych płatności zobowiązań 3.Instrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórki organizacyjne Ministerstwa, komórka do spraw finansowych1Na bieżącoZaangażowanie obrazuje faktyczne obciążenie planu finansowego Ministerstwa w ciągu roku budżetowego.Pierwotne angażowanie środków odbywa się wprost na dokumentach (umowach, zleceniach, preliminarzach lub też na podstawie faktur i innych dowodów księgowych).Zmiany zaangażowania dokonywane są natomiast na podstawie pisemnej dyspozycji zmiany zaangażowania środków finansowych otrzymanej od komórki organizacyjnej MinisterstwaZa określenie źródła finansowania i terminowe przekazywanie dokumentów dotyczących zaangażowania odpowiedzialni są pracownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 47Nazwa dowodu – symbol:DYSPOZYCJA EWIDENCJI KSIĘGOWEJ WG KLASYFIKACJI BUDŻETOWEJ DLA ZAPEWNIENIA FINANSOWANIA – druk własnyPodstawa wystawienia dowodu:Określenie źródeł finansowania wynikających z planu finansowego Ministerstwa dla przewidywanych płatności zobowiązań Instrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonaniaLiczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórki organizacyjne Ministerstwa, komórka do spraw finansowych1Na bieżącoPo otrzymaniu decyzji o zapewnieniu finansowania pracownik komórki do spraw finansowych ustala z pracownikiem komórki organizacyjnej Ministerstwa klasyfikację budżetową i dokonuje jej księgowania na kontach pozabilansowych, do których odnosi się kontrola zaangażowania podczas wprowadzania do systemu umów. Natomiast w oparciu o decyzje Ministra Finansów zwiększające plan finansowy, w oparciu o wcześniejsze zapewnienie finansowania, należy wystornować zapisy dotyczące ewidencji księgowej wg klasyfikacji budżetowej dla zapewnienia finansowania i zmienić źródło zabezpieczenia środków dla zawartych umów, z zapewnienia finansowania na środki z rezerwy celowej. KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 48DYSPOZYCJA ZAPŁATY – druk własny, według wzoru zamieszczonego w EZDNazwa dowodu – symbol:Podstawa wystawienia dowodu:Zobowiązanie dotyczące wniesienia opłaty z tytułu przynależności Polski do organizacji międzynarodowej lub wniesienia opłaty z innego tytułu, w tym kosztów arbitrażuInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw finansowych1do 5 dni roboczych od dnia wpływu do komórki organizacyjnej Ministerstwa nie później niż 3 dni przed terminem zapłatyDyspozycja zapłaty służy do wykonania płatności z tytułu składki do organizacji międzynarodowej lub innego tytułu, w tym m.in. opłaty z tytułu toczącego się arbitrażu lub umowy międzynarodowej.Opis czynności:Dyspozycję sporządza pracownik komórki organizacyjnej Ministerstwa, odpowiedzialnej za realizację zadania. Dyspozycja zapłaty zawiera m.in.:datę, miejsce wystawienia,nr /numer dokumentu/,nazwę kontrahenta, do którego kierowana jest płatność, oraz nazwę i numer rachunku bankowego,tytuł składki, tytuł opłaty,wartość składki, opłaty oraz walutę,termin zapłaty (do dyspozycji zapłaty należy dołączyć dokumenty, z których wynika wskazany termin zapłaty),podstawę prawną do zapłaty (wskazanie na dyspozycji zapłaty oraz dołączenie do niej dokumentów stanowiącej podstawę prawną).Dyspozycję podpisuje kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa, stwierdzając tym samym przeprowadzenie kontroli merytorycznej opłaty oraz jej zasadność, wskazuje także źródło finasowania wg klasyfikacji budżetowej i zadaniowej opłaty.Źródło finansowania dla dyspozycji dotyczących opłaty z tytułu składek do organizacji międzynarodowych oraz kosztów prowizji bankowych uzupełniane jest przez pracownika komórki do spraw finansowych, następnie dyspozycja podpisywana jest przez kierującego komórką do spraw finansowych. W następnej kolejności dyspozycję wprowadza się do systemu Quorum, w celu dokonania kontroli planowanego wydatku z planem finansowym. Dyspozycja jest zatwierdzana do zapłaty przez głównego księgowego Ministerstwa oraz kierującego komórką do spraw finansowych.Uwaga:Dyspozycja zapłaty jest obowiązkowym dowodem księgowym dla potrzeb regulowania zobowiązań z tytułu przynależności do organizacji międzynarodowych. KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 48 aDYSPOZYCJA ZAPŁATY – druk własny, według wzoru zamieszczonego w EZDNazwa dowodu – symbol:Podstawa wystawienia dowodu:Polecenie dokonania płatności z tytułu pozyskanych dochodów budżetowych z wpływów z aukcji uprawnień do emisji gazów cieplarnianych w ramach EU ETS oraz zwrotu tych środków dla innych podmiotów.Instrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw finansowych11 dzień roboczy od dnia wpływu do komórki organizacyjnej informacji o wpływie środków na rachunek bankowy dla dochodów. Przelew środków do Ministerstwa Finansów i zwrot dla pozostałych odbiorców następuje w terminie do 5 dni od otrzymania dyspozycji zapłaty przez komórkę do spraw finansowych.Dyspozycja zapłaty służy do wykonania płatności ze środków stanowiących wpływy z aukcji uprawnień do emisji gazów cieplarnianych w ramach EU ETS, które po zakończeniu sesji przelewane są na rachunek Ministerstwa w NBP - przeznaczony dla gromadzenia dochodów budżetowych. Wpływy te mogą, na podstawie przepisów prawa, zostać podzielone na odbiorców innych niż Ministerstwo Finansów. Dyspozycja zapłaty stanowi polecenie dokonania płatności z danej transzy środków stanowiących dochody budżetu państwa oraz zwrot środków dla pozostałych odbiorców tych środków. Podział środków każdorazowo zatwierdzany jest przez kierującego komórką organizacyjną Ministerstwa odpowiedzialną za realizację zadania.Opis czynności:Dyspozycję sporządza pracownik komórki organizacyjnej Ministerstwa odpowiedzialnej za realizację zadania. Dyspozycja zapłaty zawiera m.in.:datę, miejsce wystawienia,nazwę podmiotu, do którego kierowany jest zwrot środków, oraz numer rachunku bankowego,kwotę do zapłaty,podstawę prawną, z której wynika kwota do zapłaty.Dyspozycję podpisuje osoba, która dokonała podziału środków, oraz zatwierdza kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa odpowiedzialną za realizację zadania, stwierdzając tym samym przeprowadzenie kontroli merytorycznej płatności oraz jej zasadność.Dyspozycji jest sprawdzana pod względem formalno-rachunkowym przez pracownika komórki do spraw finansowych. W następnej kolejności dyspozycję wprowadza się do systemu Quorum i na jej podstawie przygotowuje się przelewy do wskazanych odbiorców.Dyspozycja jest zatwierdzana do zapłaty przez głównego księgowego Ministerstwa oraz kierującego komórką do spraw finansowych.Uwaga:Zwrot środków następuje na podstawie par. 8 ust 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i trybu dokonywania operacji na rachunkach bankowych prowadzonych dla obsługi budżetu państwa w zakresie krajowych środków finansowych oraz zakresu i terminów udostępniania informacji o stanach środków na tych rachunkach (Dz. U. z 2018 r . poz 488, z późn. zm.) KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 49Nazwa dowodu – symbol:ZLECENIE SKUPU/WPŁATY ZAGRANICZNYCH ŚRODKÓW PŁATNICZYCH – wzór bankowyPodstawa wystawienia dowodu:Udokumentowanie wpłaty zagranicznych środków płatniczych z kasy do bankuInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonaniaLiczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórka do spraw finansowych2Na bieżącoSłuży do udokumentowania wpłaty gotówki z kasy do banku na rachunek bankowy.Opis czynności:Dokument wypełnia kasjer w 2 egzemplarzach, wpisując na dowodzie odpowiednią klasyfikacją budżetową wydatków, kwotę w gotówce, kwotę słownie oraz tytuł płatności.Dokonując wpłaty kasjer 2 egzemplarze bankowego dowodu wpłaty składa wraz z gotówką do banku.Po przyjęciu gotówki bank zatrzymuje oryginał bankowego dowodu wpłaty dla siebie, kopię przekazując osobie wpłacającej – kasjerowi Ministerstwa w celu ujęcia w RK.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 50Zlecenie (Złożenie oferty) – druk własnyNazwa dowodu – symbol:Podstawa wystawienia dowodu:Umowne porozumienie między zamawiającym a wykonawcą w sprawie wykonania dostawy, usługiInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórki organizacyjne Ministerstwa, komórka do spraw finansowych, wykonawca1Na bieżącoZlecenie służy do udokumentowania zawarcia umowy pomiędzy zamawiającym a wykonawcą zamówienia na dostawę lub wykonanie usługi dla zamówień, dla których wartość netto nie przekracza kwoty 10.000 zł lub zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych polskich równowartości 30.000 euro, których przedmiotem są zakupy określone w par. 5 ust. 9 pkt 1-go, z zastrzeżeniem ust. 10 procedury udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie. Przed przystąpieniem do udzielenia zamówienia i przygotowania zlecenia, komórka organizacyjna Ministerstwa kieruje do komórki do spraw finansowych informację w formie notatki, na podstawie której komórka do spraw finansowych dokonuje sprawdzenia, czy w planie finansowym na dane zadanie środki zostały zaplanowane oraz dokonuje zabezpieczenia tych środków, wprowadzając w systemie Quorum blokadę planowanych na to zadanie wydatków.Opis czynności:Zlecenie sporządza pracownik komórki organizacyjnej Ministerstwa, odpowiedzialnej za realizację zadania. Zlecenie zawiera w szczególności:datę, miejsce wystawienia,oznaczenie zamawiającego,oznaczenie wykonawcy,określenie przedmiotu zmówienia,wartość netto i brutto zamówienia,datę realizacji zamówienia,określenie terminu, sposobu i warunków płatności,określenie kar umownych z tytułu nienależytego wykonania lub niewykonania zamówienia przez wykonawcę.Zlecenie podpisuje pracownik sporządzający zlecenie, podpisuje osoba upoważniona do zaciągnięcia zobowiązania.W następnej kolejności zlecenie kierowane jest do komórki do spraw finansowych, gdzie następuje wprowadzenie dokumentu do systemu Quorum, księgowanie zaangażowania oraz potwierdzenie przez głównego księgowego Ministerstwa, że zadanie jest zgodne z planem finansowym.W końcowym etapie zlecenie w formie papierowej lub elektronicznej kierowane jest do wykonawcy – kontrahenta, a kopia stanowi załącznik do dokumentu obciążającego Ministerstwo za wykonaną usługę, dostawę.Procedowanie zlecenia jak również jego autoryzacja może mieć formę elektroniczną.KARTA OBIEGU DOKUMENTU NR 51Nazwa dowodu – symbol:UMOWA NA WYKONANIE DOSTAW, USŁUG, ROBÓT BUDOWLANYCH – druk własnyPodstawa wystawienia dowodu:Umowne porozumienie między zamawiającym a wykonawcą w sprawie wykonania dostawy, usługiInstrukcja obiegu dowodu:Komórka otrzymująca do wykonania Liczba egzemplarzyCzas załatwieniaOpis czynności1234komórki organizacyjne Ministerstwa, komórka do spraw obsługi prawnej,komórka do spraw finansowych, wykonawcakomórki organizacyjne Ministerstwa, komórka do spraw obsługi prawnejkomórki organizacyjne Ministerstwa, komórka do spraw finansowych,komórka do spraw zamówień publicznych211Na bieżącoZwrot od wykonawcy do komórki do spraw finansowych w celu zgłoszenia do ZUS najpóźniej 3 dni robocze od dnia podpisaniaUmowa jest zawierana w celu udokumentowania udzielenia zamówienia przez zamawiającego wykonawcy na wykonanie dostawy, usługi, roboty budowlanej. Przed przystąpieniem do udzielenia zamówienia, komórka organizacyjna Ministerstwa kieruje do komórki do spraw finansowych informację w formie notatki, na podstawie której pracownik komórki do spraw finansowych dokonuje sprawdzenia, czy na dane zadanie środki zostały zaplanowane w planie finansowym oraz dokonuje zabezpieczenia tych środków, wprowadzając w systemie Quorum blokadę planowanych na to zadanie wydatków.Opis czynności:Umowę sporządza pracownik komórki organizacyjnej Ministerstwa, odpowiedzialnej za realizację zadania.Projekt umowy przygotowany zgodnie z odrębnymi uregulowaniami wewnętrznymi.Projekt umowy komórka organizacyjna Ministerstwa kieruje do komórki do spraw obsługi prawnej, do podpisania, następnie komórka organizacyjna Ministerstwa przekazuje projekt umowy wraz ze wskazaniem klasyfikacji budżetowej wydatków oraz wskazaniem klasyfikacji zadaniowej i podpisem osoby upoważnionej do dysponowania środkami na realizację danego zamówienia do komórki do spraw finansowych celem zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia przez adnotację głównego księgowego o zgodności zadania z planem finansowym, które to komórka do spraw finansowych realizuje w ciągu 3 dni roboczych.Komórka organizacyjna Ministerstwa przekazuje projekt umowy do podpisu wykonawcy.W przypadku projektu umowy, który stanowić będzie wzór stosowany przez Ministerstwo, dokument ten należy, przed przekazaniem do komórki do spraw obsługi prawnej, skierować do komórki do spraw finansowych w celu dokonania kontroli wzoru umowy pod względem zgodności z powszechnie obowiązującymi przepisami finansowymi.Jeden egzemplarz umowy pozostaje u wykonawcy, drugi egzemplarz podpisany przez strony umowy (oraz zawierający wszystkie wymagane podpisy komórki do spraw obsługi prawnej, głównego księgowego), po wprowadzeniu do centralnego rejestru umów przekazywany jest przez komórkę organizacyjną Ministerstwa w ciągu 3dni roboczych do komórki do spraw finansowych, natomiast kopia przekazywana jest do komórki właściwej do spraw zamówień publicznych.Na podstawie podpisanej umowy pracownik komórki do spraw finansowych dokonuje księgowania zaangażowania. W przypadku, kiedy wykonawca zamówienia jest osobą fizyczną, księgowanie zaangażowania następuje w ciągu 3 dni roboczych przed jej podpisaniem przez wykonawcę.W przypadku, gdy z treści zawartej umowy wynika konieczność zgłoszenia wykonawcy do ubezpieczenia społecznego, zdrowotnego, umowa podpisana zostaje przez pracownika płac. Zgłoszenie następuje w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy. W ciągu 2 dni kalendarzowych od zawarcia umowy, kopia przekazywana jest do komórki właściwej do spraw zamówień publicznych. Umowy, zawierane w ramach realizowanych w Ministerstwie projektów współfinansowanych z bezzwrotnych środków zagranicznych podlegają obowiązkowi szczególnego oznaczenia.Wszystkie zawierane aneksy do umów (w tym te bez skutków finansowych) bezwzględnie winny być przekazywane do komórki do spraw finansowych, z zachowaniem terminów określonych dla umów.Uwaga:Procedowanie umowy, jak i jej autoryzacja może mieć formę elektroniczną. W przypadku zawierania umów z kontrahentami z poza Unii Europejskiej obowiązkowo należy dołączyć Certyfikat Rezydencji kontrahenta aktualny na dzień podpisania umowy.Załącznik nr 3 do Polityki rachunkowości i procedur kontroli finansowej Ministerstwa KlimatuKarty obiegu dokumentówPAGE \* MERGEFORMAT49KZIOLKOWZałącznik nr 1 do Polityki rachunkowości Karty.docWszyscyKARTA OBIEGU nr 1- KP04918276109656Microsoft Office Word0913255falseTytuł1KARTA OBIEGU DOKUMENTU NRmsfalse127677falsefalse12.0000DocumentLibraryFormDocumentLibraryFormDocumentLibraryFormWszyscyZałącznik nr 1 do Polityki rachunkowości Karty.docKZIOLKOW
This value indicates the number of saves or revisions. The application is responsible for updating this value after each revision.
KARTA OBIEGU DOKUMENTU NRKarina KruszczeńskaPraca22019-10-22T11:29:00Z2020-05-14T14:51:00Z2020-05-14T14:51:00Z